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BenchmarkingPrezados leitores, feliz 2016! Estamos de volta e no primeiro post do ano, vamos abordar mais um assunto de extrema relevância para as empresas. O Benchmarking, em tradução livre significa “Referência” e baseia-se em uma atividade contínua de pesquisa das melhores práticas de mercado. Como vimos no post sobre KPI, as empresas precisam medir seus processos com o intuito de atingir a excelência. Porém, o fato da empresa conseguir medir seus processos não garantirá a ela esse atingimento. E a metodologia “tentativa-e-erro” não é uma opção viável no ambiente competitivo de hoje.

É nesse cenário que o Benchmarking pode atuar, onde tenta-se obter as informações sobre como as empresas líderes de mercado trabalham e como conseguiram alcançar o tão almejado sucesso. Muita gente deve se perguntar: “Mas isso não seria espionagem industrial”? É claro que não estamos falando disso! É possível observar as melhores práticas das empresas através, por exemplo, de uma loja física, percebendo como as promoções são apresentadas, como os produtos ficam expostos, o layout da loja, entre outros. Já num site (comércio eletrônico), os mesmos itens podem ser observados, guardadas as devidas características de cada modalidade. A Internet também pode ser uma valiosa fonte de informações e também há empresas de Benchmarking especializadas no mercado que prestam este tipo de serviço.

Passo a passo

Para realizar um bom Benchmarking, as empresas devem seguir algumas etapas importantes:

  1. Sempre que possível, avaliar os processos internos para detectar possíveis melhorias. Ninguém conhece melhor a empresa do que ela mesma!
  2. Saber quais são as empresas líderes no setor em que atua;
  3. Entender como elas funcionam, capturando o maior número de informações sobre as mesmas ou contratar empresas especializadas;
  4. Comparar as práticas de mercado com as práticas atuais da sua empresa;
  5. Mapear as principais diferenças e escalonar os processos que possuem mais urgência de serem revisados;
  6. Executar as mudanças necessárias nos processos;
  7. Definir novos KPIs (caso não existam) com metas a serem alcançadas, no intuito de medir o sucesso do(s) novo(s) processo(s).

Tipos de Benchmarking

Existem alguns tipos, que podem ser classificados em Competitivo / Não Competitivo / Interno / Externo / De desempenho /Funcional / De Cooperação.

Cada tipo refere-se a um tipo de busca de informação e varia conforme o ambiente no qual se busca a informação, a modalidade da troca de informações e a relação entre as empresas envolvidas. Entenda qual o mais adequado para sua empresa e mãos à obra!

Vantagens do Benchmarking

  • Conhecer melhor a sua empresa e o mundo à sua volta (concorrência ou não).
  • Melhorar o desempenho aprendendo com quem faz melhor.
  • Compreender melhor seus resultados, forças e fraquezas.
  • Crescimento e aprimoramento das equipes, a partir de novos ensinamentos e práticas.

Desvantagens do Benchmarking

  • Questões éticas (se ocorrer a espionagem).
  • Dificuldade em obter as informações necessárias.
  • Dificuldade em comparar processos de empresas distintas e aplicar à realidade da empresa (processos não comparáveis).

A Priority Partners pode ajudar à sua empresa a identificar suas necessidades de melhorias e auxiliar na atividade de Benchmarking. Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners

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Conciliação Bancária IIContinuando o post anterior, temos mais algumas observações importantes a respeito dos créditos.

Ao tratar da conciliação de cartões de crédito ou débito, temos que nos atentar que há pelo menos 4 informações que precisam estar em total sintonia:

  • O total vendido nessa modalidade (obtido através do somatório dos comprovantes que ficam em poder do estabelecimento ou de um totalizador que pode ser emitido no fim do dia no POS).
  • O total vendido informado no site da administradora de cartões, que deve ser exatamente igual ao item 1.
  • O total que a administradora informa que será creditado no banco a partir das vendas realizadas.
  • O total creditado no banco nas datas informadas no item acima.

As empresas normalmente não fazem a checagem neste nível de detalhamento, o que possibilita haver erros e divergências entre o valor esperado e o valor creditado (muitas vezes nem se sabe o valor esperado, tornando impossível a tarefa de conciliação). Isso se dá pelo fato das administradoras muitas vezes debitarem tarifas (algumas até discutíveis) no valor das parcelas dos cartões ou ainda pelo chargeback, que é o cancelamento de uma venda feita com cartão de débito ou crédito. Normalmente ele acontece por dois motivos:

  • O não reconhecimento da compra por parte do cliente;
  • Quando, por algum motivo, a transação não obedece aos regulamentos previstos em contrato.

Em outras palavras, a venda ocorre normalmente e depois descobre-se que o crédito não será realizado pois a compra foi considerada inválida. Caso o valor já tenha sido creditado para a empresa, ele é estornado/debitado.

Sem um devido controle, a empresa muitas vezes nem consegue saber que ocorreram estes casos e fica no prejuízo. Por isso, há programas no mercado para facilitar a tarefa de conciliação de cartões, normalmente utilizados por empresas que possuem grande movimentação desta forma de pagamento.

Vamos agora abordar os débitos:

Pagamentos Diversos

Este item engloba as despesas recorrentes (despesas fixas), despesas variáveis, pagamentos a fornecedores, entre outros. Normalmente são todos previstos e registrados em sistema, ainda que como previstos. Sua quitação correta no dia efetivo do pagamento torna a atividade da conciliação facilitada.

Tarifas Gerais

Algumas tarifas bancárias são mensais com data fixa para débito e outras podem ser inesperadas, como renovação de limite de crédito e atualização cadastral. Quanto mais “preparado” o sistema estiver, mais fácil será conciliar.

Juros e parcelas de empréstimos

Também são débitos previstos e podem ser previamente registrados, seguindo a mesma orientação dos tipos acima.

Tratamento Contábil

Muitas empresas possuem um departamento contábil internalizado, normalmente as que estão enquadradas do regime de Lucro Real. Nestes casos, há mais uma preocupação na conciliação: além do saldo em sistema e do banco, o saldo contábil também precisa estar conciliado, com todos os eventos econômicos devidamente registrados. Para as empresas que possuem contabilidade terceirizada, a preocupação é que toda informação chegue clara e correta nas mãos do contador para que ele possa registrar os lançamentos contábeis e também realizar a conciliação. Chamamos este processo de “bater o saldo contábil com o extracontábil”.

Os gestores financeiros devem conferir a conciliação bancária diariamente, pois estamos tratando de um importante ativo das empresas e fonte possível de atos ilícitos por parte de funcionários. A mesma importância deve ser dada aos estoques.

A Priority Partners é especialista controles gerenciais. Conte com a gente!

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Conciliação Bancária I

As empresas possuem diversos tipos de ativos, entre eles os estoques e suas disponibilidades de caixa (tesouraria). Sabemos que é fundamental conferirmos se o saldo físico do estoque bate com o saldo em sistema (ou mesmo em planilhas, para empresas que possuem controles mais simples). De forma análoga, também precisamos criar controles para conferir se os saldos de caixa batem com os saldos em sistema. E quando falamos em saldos de caixa, estamos nos referindo tanto aos saldos bancários quanto aos saldos de “caixinha” (em espécie) que a empresa mantenha. A essa criação de controles, costumamos chamar de Conciliação Bancária. Por ser um assunto muito extenso, vamos fazer a postagem em duas partes.

Essa atividade faz parte das tarefas do Departamento Financeiro, e envolve os setores de CAP (Contas a Pagar) e de CAR (Contas a Receber). Quando estamos falando de bancos, há muitas movimentações possíveis a conciliar:

  • CRÉDITOS: cartões de crédito, cartões de débito, vale refeição e alimentação, boletos bancários, depósitos de clientes (em dinheiro, cheque, TED ou DOC), juros sobre aplicações, estorno de tarifas, captação de empréstimos etc.
  • DÉBITOS: pagamentos diversos, tarifas gerais, juros, parcela de empréstimos etc.

Informações importantes para conciliação

Neste primeiro momento, vamos abordar somente os créditos e suas peculiaridades. Muitos sistemas possuem módulos especiais de conciliação. Os bancos normalmente possuem arquivos que podem ser importados pelos sistemas e o módulo trata de conciliar os créditos e débitos em aberto de acordo com o arquivo importado.

Porém, para que atividade seja feita de forma correta e rápida, é necessário que o sistema esteja “preparado” para fazer a conciliação, ou seja, que os créditos e débitos já estejam previamente registrados. Cada uma dessas movimentações deverá receber um tratamento diferente no ato da conciliação, pois apresentam-se de formas diferentes em um sistema de controle. Vamos abordar os principais casos a seguir.

Cartões de Crédito e Débito

Para estes casos, há de se considerar que a administradora de cartões faz os créditos em conta a partir de condições pré-determinadas em contrato, como prazo de pagamento, taxas administrativas, aluguel de máquinas POS, entre outros. Portanto, o sistema deve estar configurado para registrar as vendas em cartão, nos vencimentos corretos e com os valores líquidos (já descontadas as taxas administrativas). Essa configuração vai ajudar muito na tarefa de conciliação, ainda mais quando se tratar de empresas com grande movimentação desta forma de pagamento.

Vale Refeição e Alimentação

As mesmas premissas dos cartões de crédito e débito valem para os vales refeição e alimentação. Há várias condições pré-determinadas em contrato que devem ser premissas para as parametrizações do sistema, no intuito do registro do CAR ser o mais correto possível e auxiliar na tarefa de conciliação.

Boletos ou Títulos Bancários

É muito comum a emissão de boletos bancários para que os clientes possam efetuar os pagamentos de suas compras. Esta opção pode ser encontrada em sites eletrônicos, vendas por televendas, entre outros. Quando o volume de transações começa a aumentar muito, o correto registro em sistema torna-se vital para o controle efetivo dos créditos. Há um relatório que os bancos emitem chamado “francesinha”, onde os créditos são listados de forma analítica. A análise deste relatório é fundamental pois normalmente os bancos fazem um único lançamento de crédito totalizando os boletos pagos no dia. Somente com este relatório analítico é possível verificar se todos os boletos (títulos) que estavam em aberto para aquela data realmente foram pagos (baixados). Vale ressaltar que os bancos normalmente cobram taxas de compensação destes boletos, que também devem ser registradas para fins de conciliação.

Depósitos de Clientes

Outra modalidade bastante comum que também necessita de tratamento especial, pois diferentemente dos boletos, os depósitos são individualizados e devem estar sinalizados no sistema como tal para que possam ser devidamente baixados quando ocorre o pagamento por parte do cliente. A data acordada (vencimento) deve ser previamente registrada para auxiliar na tarefa de conciliação.

Outros créditos

Por fim, há ainda outras movimentações de créditos nas contas bancárias, como juros sobre aplicações, estorno de tarifas ou empréstimos captados. Alguns destes podem ser previstos e lançados no sistema, outros são verificados somente no dia que são lançados no banco. Independente do caso, devem ser registrados em sistema para que o saldo bancário bata com o saldo em sistema.

A conciliação do caixinha (espécie) deve seguir a mesma lógica da conciliação bancária. A recomendação é que se faça um “extrato” em planilha eletrônica para que se tenha um relatório similar ao extrato bancário e a partir deste seja feita a conciliação com o sistema, a partir do correto registro das informações.

Mais informações no próximo post! Aguardem!

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PDCA

No post de hoje abordaremos mais um assunto ligado à qualidade e ao controle de processos. O PDCA, do inglês Plan, Do, Check, Act ou em português Planejar, Executar, Checar ou Controlar, Agir é provavelmente o mais conhecido dos conceitos de gestão da qualidade. O conceito foi criado na década de 20 e aprimorado pelo estatístico americano W. E. Deming em meados de 1950.

Apesar de ser extremamente simples, essa ferramenta pode ser aplicada em todos os níveis de uma organização, desde a alta administração até o chão de fábrica. E assim como outras ferramentas de controle de qualidade, é uma forma organizada e estruturada de detectar e resolver problemas.

Podemos ver seu diagrama na figura abaixo:

PDCA

  • Plan – Este é o primeiro passo do ciclo de melhoria contínua, sendo responsável pelo mapeamento e definição do processo ao qual se deseja medir. É fundamental que nesta fase se defina qual o objetivo e aonde se quer chegar (meta), assim como os métodos que permitirão alcançar os objetivos propostos.
  • Do – O segundo passo será a execução do que foi planejado, e envolve treinamento das equipes e a coleta de dados para análise. É o famoso “mãos à obra”!
  • Check – O terceiro passo trata de uma verificação dos dados coletados na fase anterior. Através da análise das informações, será possível detectar erros ou falhas no processo.
  • Act – O quarto e último passo refere-se às ações tomadas para correção dos possíveis erros encontrados na fase anterior. Nesta fase normalmente ocorrem ajustes no intuito de equilibrar os resultados obtidos aos resultados pretendidos. Dependendo das discrepâncias, processos podem ser modificados em sua totalidade. Vale ressaltar que caso não sejam identificados desvios, é possível realizar um trabalho preventivo, identificando quais os desvios são passíveis de ocorrer no futuro, suas causas, soluções, etc.

O término da última fase origina um novo ciclo PDCA. Um novo plano de ação poderá ser definido para otimizar as correções feitas ou simplesmente para desenvolver melhorias nos processos. Com isso, temos fundamentalmente a base da melhoria contínua da Gestão pela Qualidade Total.

É fácil implantar o PDCA?

Por ser extremamente didático e de fácil assimilação, o PDCA pode ser amplamente utilizado nas empresas. Uma questão importante é que o brasileiro, em média, é mundialmente reconhecido como avesso ao planejamento. Portanto, a implantação desta ferramenta em algumas empresas pode tornar-se tarefa árdua, pois vai requerer algumas quebras de paradigmas, mudanças de hábitos, muita disciplina e, para completar, vai mexer com a zona de conforto das equipes.

Nesse cenário, a empresa precisará decidir o quanto de energia vai querer investir na Gestão de Pessoas para alcançar este objetivo. A única certeza que temos é que esta ferramenta, repetida diversas vezes, traz inúmeras vantagens competitivas ao negócio, fazendo com que a qualidade e excelência sejam pontos estratégicos dentro da organização. Para a maioria dos negócios, no mundo competitivo e globalizado dos dias de hoje, isso é fundamental para sua continuidade.

Conte com a Priority Partners para ajudar à sua empresa na criação de ferramentas de controle de qualidade.

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5 erros comuns na gestão

Na dica de hoje mais um post da nossa parceira de negócios Artsoft Sistemas, de autoria do Sr.Marcos Leite, sócio da Artsoft Sistemas desde 1996 e responsável pela área de Marketing e Vendas da empresa.

A Gestão Por Diretrizes (GPD) nasceu de práticas japonesas de qualidade entre as décadas de 50 e 60, através da introdução de itens de avaliação como: diretrizes, planos, organizações, análise e controle na metodologia da Administração por Objetivos.

O objetivo desse tipo de gestão é alcançar uma melhoria contínua no desempenho da empresa por meio de “rupturas” no desempenho atual, concentrando todos os esforços em atividades prioritárias para a meta. Ou seja, deve-se focar em melhorar tudo aquilo que se considera errado ou atrasado no processo de produção da empresa. Mesmo se tratando de uma metodologia de trabalho largamente utilizada pelas empresas, ainda assim há erros comuns e possíveis de serem evitados. Listamos os 5 principais:

Falta de clareza O princípio básico para a implementação de uma Gestão Por Diretrizes é que a alta administração da empresa, seus donos e diretores, possuam uma visão muito clara dos próximos passos do negócio. A partir disso é fundamental que os colaboradores hierarquicamente abaixo estejam inseridos nesses planos. A importância dessa clareza é para que todas as pessoas envolvidas estejam engajadas pelos mesmos objetivos e prazos. A melhor forma de se atingir este estado é incluir todos no processo de planejamento da gestão.

Falta de comunicação Outro erro comum e que muitas vezes está ligado ao erro que citamos anteriormente é a falta de comunicação. A Gestão Por Diretrizes exige que todos na empresa estejam em constante contato, mesmo que respeitando suas posições de trabalho. Isso deve-se, basicamente, por dois motivos: primeiro porque o nível de cobrança e pressão por resultados irá aumentar; segundo porque esses resultados só aparecerão se o seu time tiver acesso a você e a outros gestores. A GPD auxilia no aumento da eficácia de uma empresa, que muitas vezes significa mais lucros. Portanto, é preciso driblar a falta de comunicação aproximando os times e criando canais onde todos possam trocar informações e eliminar dúvidas. Falta de planejamento A Gestão Por Diretrizes é dividida em quatro etapas: planejamento, execução, verificação dos resultados alcançados e finalmente, revisão e auditoria. Na etapa de planejamento é que se estabelece o que precisa ser melhorado durante o próximo ciclo baseado nos resultados do ano anterior ou do ciclo anterior. Dessa forma, não é incomum que muitas empresas confundam este planejamento com a própria GPD. A falta de planejamento no início do processo fará com que toda a gestão seja prejudicada. Por isso, há a importância de gastar mais tempo com os desdobramentos das metas que precisam ser cumpridas do que partir diretamente para a execução. Apenas com uma análise profunda do que precisa ser melhorado é que a GPD será eficaz. Controle da capacidade inventiva A gestão por diretrizes pode fazer com que a empresa experimente um salto qualitativo nas suas operações, alcançando uma certa estabilidade em níveis de produção e qualidade. Por outro lado, ela também força as empresas a adotarem uma forma de trabalho mais rígida, onde metas, prazos, indicadores e avaliações se tornam comuns ao dia-a-dia dos colaboradores. Dessa forma, não se exige mais das pessoas que elas sejam inventivas. Ou seja, elas precisam seguir um cronograma, muitas vezes baseado em um plano de metas, sem poder se desviar. Desvios, nesse caso, podem ser prejudiciais à empresa. Esse tipo de ambiente precisa ser controlado para que não ocasione uma rotatividade alta de funcionários ou mesmo diminua a motivação dos mesmos, fazendo com que a produtividade seja afetada. Pressionar os colaboradores Seguindo a linha do erro anterior, essa criação de um ambiente rígido e controlado, aumenta a pressão depositada em cada colaborador. E muitos deles não saberão lidar com isso. Cabe aos gestores identificar quais são as pessoas que estão destoando do time e fazer correções, seja trocando de área ou alterando papéis. A gestão pelas diretrizes, sem dúvida alguma, trará mais benefícios do que problemas para qualquer empresa, desde que os gestores prestem atenção aos pequenos erros que citamos acima. Mesmo sendo uma metologia, é fundamental dar um lado humano ao trabalho.

E você, já utiliza a gestão pelas diretrizes? Aproveite os comentários abaixo para nos contar.

A Priority Partners traz para sua empresa essa experiência de Gestão Por Diretrizes, Conte com a gente!

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KPI

Hoje apresentamos mais um assunto da nossa sopa de letras. O KPI (do Inglês Key Performance Indicator ou em Português Indicador-chave de Desempenho) é um sistema de controle de gestão destinado a medir ou monitorar variáveis ou fatores de sucesso crítico de um negócio, independente do segmento.

No atual ambiente empresarial, tão competitivo e globalizado, é fundamental que as organizações se preocupem com o desempenho de seus processos. O fato é que os consumidores/clientes estão cada vez mais antenados e possuem cada vez mais meios de comparar (principalmente via Internet) e optar por produtos ou serviços que satisfaçam às suas necessidades. Porém, não estamos falando só de preço. Outros fatores como disponibilidade, apresentação, qualidade, atendimento pré e pós-venda fazem parte desta análise. Portanto, as organizações devem dedicar-se exclusivamente ao esforço de atendimento a estes itens, no intuito de manterem-se competitivas.

É nesse cenário que os KPI’s entram em cena. Eles representam métricas de controle para que as empresas possam ter a sensibilidade sobre suas atividades e como elas estão sendo refletidas no mercado. E com isso, ter a chance de antever problemas ou detectá-los em tempo hábil para correção.

Identificação dos Indicadores

Em primeiro lugar, algumas premissas importantes: o KPI deve ser simples de medir (mensurável), ser objetivo, ser auditável, ser compreendido e aceito por todos os membros da equipe responsáveis pelo processo e deve indicar se está em consonância com as metas pré-definidas. O uso de poucos KPI’s também é importante (mais facilidade para medir e auditar), portanto, foco na escolha dos mesmos!

Feito isso, escolhem-se as variáveis que precisam ser medidas (normalmente essa informação vem da alta direção) e quais os objetivos ao se medir, como por exemplo: prevenir de erros, cumprir metas definidas ou simplesmente para monitorar processos.

Para que o controle seja efetivo, deverá haver um sistema de auditoria imparcial que possa monitorar a medição e definir ajustes ou rever metas, caso necessário. A comunicação eficaz é fundamental para que todos estejam cientes do monitoramento contínuo de suas atividades. A mensagem fundamental é de conscientização das equipes quanto à importância da medição como forma de feedback ao trabalho realizado e a oportunidade de melhoria de resultados, tanto pessoais quanto grupais.

Tipos de indicadores

Podemos listar inúmeros KPI’s, que seriam adequados a diversos tipos de empresas. Seguem alguns bastante utilizados, inclusive já postados por nós em dicas anteriores:

  • EBITDA / Receita Bruta (ou Líquida)
  • Margem de Contribuição / Receita Bruta (ou Líquida)
  • % Lucro em relação à Receita Bruta (ou Líquida)
  • Giro de Estoque
  • % de Ruptura de Estoques
  • Ticket médio – Faturamento / Número de Clientes
  • Prazo Médio de Recebimento
  • Taxa de Crescimento de Faturamento
  • ROI (Retorno sobre o investimento)
  • TIR (Taxa interna de Retorno)
  • % Lucro por funcionário
  • % Lucro por cliente
  • % Lucro por m² (para o caso de lojas)
  • Turnover de funcionários

Apresentação dos indicadores

Já vimos a importância de medir e controlar variáveis dos negócios. Além disso, os resultados precisam ser apresentados de forma clara e que possa ser verificada a comparação entre as metas definidas e o que realmente foi medido. Somente assim, as ações de correção e ajustes poderão ser executadas. É muito comum o uso de Dashboards ou em Português Painéis de Controle, que são representações gráficas bastante didáticas que seguem algumas regras específicas (abordaremos este tema em outra oportunidade) para montagem e apresentação.

A pergunta “o que medir” é mais importante do que “como medir”. A Priority Partners é especialista em definição, medição e apresentação de KPI’s. Se você deseja medir a excelência de sua empresa, fale com a gente!

Boa semana e fica a dica!

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Nessa semana segue mais um artigo da nossa parceira de negócios Artsoft Sistemas.  A autoria é do Sr.Marcos Leite, sócio e responsável pela área de Marketing e Vendas da empresa  desde 1996. Boa leitura!

Crescimento e Organização

Você quer transformar sua empresa em uma grande marca? Para começar, esqueça o improviso! Se sua contabilidade ainda é feita em planilhas manuais, o controle de estoque depende da contagem feita por funcionários e os departamentos de vendas, finanças e logística trabalham de forma desintegrada, está na hora de mudar. Esse é o modelo utilizado pelas corporações do passado. Entramos em um novo milênio e o grande desafio das empresas do presente é aliar crescimento e organização. O mercado está cada vez mais competitivo e simplesmente não há espaço para o amadorismo.

Você quer ser grande? Então haja como os grandes! Busque soluções tecnológicas adequadas para seu negócio e alavanque as técnicas de gestão. Você conseguirá não apenas melhoras significativas nos processos de controle, como também um upgrade importante nos desempenhos financeiros.

Como empresário, você certamente conhece a máxima de que planejamento é a palavra-chave para o sucesso de qualquer negócio, certo? Não importa se atua no comércio atacadista, no varejo, na indústria ou no setor de serviços, sua empresa só conseguirá crescer de forma rápida e inteligente se utilizar ferramentas seguras que permitam a organização dos mais diversos processos de gestão. Um bom administrador precisa ter controle, por exemplo, da produção, do estoque, do faturamento, da distribuição, dos prazos e da qualidade. Apenas com essa visão completa dos mais variados setores do negócio é que o gestor poderá trabalhar com tranquilidade, traçar metas e perseguir resultados! Mas é possível realizar tudo isso de forma eficiente e sem margem para erros? A tecnologia está aí para isso! Ela é uma grande parceira do mundo corporativo e pode oferecer soluções com resultados precisos para o seu negócio. Quer saber como implantar a informatização da sua empresa e garantir desempenhos satisfatórios? Fique atento às dicas abaixo!

A tecnologia vai transformar sua empresa

A tecnologia é essencial para qualquer negócio. Muitos administradores, no entanto, ainda consideram a informatização um obstáculo. Gestores de empresas em crescimento reconhecem a necessidade desses instrumentos, mas comumente ficam receosos no momento da contratação por medo de que os resultados não compensem o investimento ou de que os funcionários não consigam operá-los, ou simplesmente por não saber o que buscar na hora de escolher. Porém, esse é um grande equívoco. E se você está em situação semelhante, está na hora de desmistificar o assunto! Tenha em mente que a tecnologia vai verdadeiramente transformar seus negócios. Saiba que há inúmeros softwares no mercado e que haverá um ideal para o seu caso. E fazer a escolha entre eles será muito fácil, desde que antes você consiga identificar quais são suas necessidades. Lembre-se de que o sistema contratado deve oferecer soluções para todas as demandas do seu negócio!

Entenda como escolher a ferramenta certa

Quer entender melhor? Então vamos imaginar que você atue no ramo industrial. Na hora de contratar, atente-se para o fato de que os setores da empresa vão precisar estar integrados pelo novo sistema e que ele deve atender completamente à todas suas necessidades! Portanto, um software adequado terá de proporcionar-lhe instrumentos de organização para os mais variados departamentos, possibilitando padronização e controle integral dos procedimentos internos, desde o recebimento da matéria-prima até o faturamento e a prestação de contas. O sistema precisará contar, por exemplo, com ferramentas de gestão de relacionamento para fornecedores e clientes (que permitirão acesso rápido e seguro às informações cadastrais), execução de manufaturas (para total controle da produção, qualidade e estoque), cadeia de suprimentos (para otimizar procedimentos internos, reduzir custos, controlar prazos e melhorar resultados), além da geração de relatórios financeiros  que permitam análise do desempenho dos negócios!

Na hora de adquirir um software, você ainda precisa se atentar a outras questões importantes. Tenha certeza de que o sistema possui uma interface visualmente agradável e bem construída. Certifique-se de que ele possui fácil entendimento e uso, para que sua equipe não tenha dificuldades de assimilação ao novo método de gestão. E mais: só contrate um programa que possua mobilidade! É imprescindível que você consiga acessar o sistema a partir de qualquer lugar e até mesmo de um dispositivo móvel. Essa medida lhe garantirá maior controle e liberdade de comando dos negócios. Para terminar, dê preferência para sistemas operados nas nuvens (Cloud Computing). Essa tecnologia permitirá o armazenamento seguro das suas informações, o que proporcionará à sua empresa uma enorme redução de custos em investimentos de equipamentos e boa vantagem competitiva!

Informatização: mais organização, maiores lucros

Para adquirir o novo software de gestão da sua empresa, você precisa levantar todas as necessidades do negócio e checar se o sistema oferecerá soluções adequadas para cada uma delas. Também é importante verificar como ocorrerá o processo de implantação. Não se esqueça de que um bom sistema deve contar com uma equipe de suporte eficiente, que ajudará a você e sua equipe a utilizar as novas ferramentas da forma mais produtiva possível!  Mas, terminado todo esse processo de instalação e transição, o que esperar da nova tecnologia? Essa é uma questão fácil de ser respondida! Sua empresa estará preparada para crescer e você poderá acompanhar tudo bem de perto!

Tenha certeza de que a informatização dos seus negócios representará ganhos importantes! Para começar, todos os processos internos serão otimizados por meio da integração dos setores. Além disso, haverá maior economia, já que será possível identificar custos excessivos em cada área e combater desperdícios de matéria-prima e estoque, caso você trabalhe com produção ou vendas. A relação com o consumidor também vai melhorar, uma vez que o acompanhamento dos prazos será mais rígido e o atendimento aos clientes ganhará mais qualidade, rapidez e eficiência. Além disso, você terá controle detalhado do faturamento e aplicação dos recursos. Sua empresa atingirá um alto nível de excelência em organização! E todo esse conjunto de fatores ainda significará um benefício a mais: maiores lucros!

Bons negócios!

A Priority Partners é especialista em planejamento estratégico e poderá ajudar sua empresa a escolher o melhor sistema de gestão, assim como auxiliar a implantá-lo. Conte com a gente!

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CAPConceitualmente, o termo Contas a Pagar (CAP) refere-se às obrigações financeiras que uma empresa assume perante seus fornecedores. Qualquer aquisição a prazo de bens, produtos, insumos ou serviços gera um CAP que deverá ser pago até o vencimento combinado entre as partes. Quando os pagamentos são a prazo, cria-se uma necessidade de controle por parte do setor financeiro e contábil, pois é gerado um saldo de Contas a Pagar, que é um passivo corrente do balanço patrimonial. Esse saldo deve ser quitado na medida em que as obrigações em aberto vão sendo pagas.

O CAP depende de dois fatores: o volume das aquisições e o prazo concedido pelos fornecedores. Ele aumenta à medida que aumentam as aquisições e o prazo médio de pagamento. O CAP engloba tantos títulos vencidos (situação não ideal, pois pode gerar multas, juros e interrupção da prestação do serviço ou da entrega de insumos, por exemplo) quanto títulos a vencer. Quando a empresa efetua o pagamento, deve-se registrá-lo corretamente no financeiro e na contabilidade. Este processo é chamado de “Baixa do CAP”, e pode ser bem complexo em empresas com grande volume de compras e de utilização de serviços de terceiros, requerendo um ótimo controle por parte do setor de controladoria.

O conceito de prazo médio

É muito comum as empresas quererem controlar o prazo médio do seu CAP. Essa informação permite uma visão global (inclusive da Necessidade de Capital de Giro, que trataremos em outra oportunidade) e a qualidade do processo de pagamentos dos títulos. Basicamente, para se obter o prazo médio utilizamos a seguinte fórmula:

Fórmula PM

Sendo:

  • Valor Médio do CAP – obtido através da média dos saldos contábeis do CAP no período analisado (em meses).
  • Valor Médio das Compras no mês – Obtido através de 2 modos: ou pelo Setor Financeiro (lembrando que é o valor líquido, descontado dos impostos). A outra forma é através da fórmula: C = EF – EI + CMV, onde:
  • C = Compras
  • EF = Estoque Final do mês vigente
  • EI = Estoque Inicial do mês vigente
  • CMV = Custo da Mercadoria Vendida (Líquido)

Aging

O conceito de Aging já foi discutido anteriormente na dica do Contas a Receber (CAR) e aplica-se ao CAP de maneira semelhante. Para acessar novamente este post e relembrar o conceito, clique aqui.

Dicas úteis

Para você que precisa organizar o CAP de sua empresa, aqui vão algumas dicas importantes:

  1. Mantenha seu cadastro de Fornecedores sempre atualizado. Isso vai ajudá-lo no processo de Compras.
  2. Registre corretamente seu CAP, seja em planilha ou em um sistema dedicado. A falta de conhecimento dos compromissos assumidos é bastante recorrente nas empresas, devido a falhas no processo de registro.
  3. Pague seu CAP em dia. Evitar multas e juros significa mais dinheiro em caixa e menos dor de cabeça. Manter o status de bom pagador é sempre melhor na hora de negociar novas Compras.
  4. Em caso de dificuldades financeiras, renegocie! – Não espere a “bomba estourar”, antecipe o período de dificuldades e renegocie o quanto antes.

Gerenciar o CAP é um processo importante e muitas vezes complexo. A Priority Partners possui vasta experiência nessa área, utilizando modelos financeiros avançados que permitem a melhor tomada da decisão. Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

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Crise II

Prezados leitores, a Priority Partners acaba de estabelecer mais uma parceria e quem ganha sempre são vocês. Nosso novo parceiro é o Claudio Nasajon, fundador da Nasajon Sistemas, uma das maiores empresas nacionais de Software, voltada para as áreas Contábil, DP e RH e Escrita Fiscal, fundada em 1982.

Nessa semana, nosso post poderá ser visto no seguinte link:

www.claudionasajon.com.br/reducao-de-custos-10-dicas-essenciais

Nesse conturbado momento de crise, decidimos criar esse post que vai ao encontro dos anseios de todos empresários neste momento (e sempre): a redução de custos. Escrevemos 10 dicas para ajudá-los nessa árdua tarefa.

Acreditamos que, através de planejamento de curto, médio e longo prazo e gestão participativa voltada para melhorias, sua empresa poderá enfrentar qualquer desafio, inclusive o cenário de crise atual. Desenvolvemos ferramentas de controle para transformar a sua empresa num caso de sucesso, identificando gargalos na operação, criando melhorias nos controles gerenciais e indicadores de performance. Com isso, apresentamos soluções customizadas para o seu negócio, com velocidade e precisão nas entregas.

Somos especialistas em:

  • Gestão Financeira com foco em redução de custos;
  • Análise Contábil;
  • Mapeamento e Otimização de Processos;
  • Implantação de Sistemas de Gestão;
  • Análise de novos negócios (Business Plan);
  • Avaliação de empresas (Valuation);
  • Desenvolver ferramentas de controle em Excel;

Conte com a Priority Partners. Nós podemos ajudar a sua empresa.

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

www.p1p.com.br

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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Financeiro, Geral, Gestão, Planejamento, Processos

Crise

A Priority Partners é uma empresa de Consultoria atuante no mercado há quase 10 anos e possui os seguintes serviços:

  • Gestão Financeira com foco em redução de custos;
  • Controles Gerenciais;
  • Análise Contábil;
  • Mapeamento e Otimização de Processos;
  • Implantação de Sistemas de Gestão;
  • Análise de novos negócios (Business Plan);
  • Avaliação de empresas (Valuation);
  • Treinamento em Excel.

Neste complicado cenário atual, entendemos que é hora de apertar os cintos e rever processos. Temos a expertise necessária para identificar gargalos na operação, possibilidades de redução de custos, melhoria nos controles gerenciais e criação de indicadores de performance. Apresentamos soluções customizadas para o seu negócio, com velocidade e precisão nas entregas e flexibilidade em atender o mercado, sem restrições à área de atuação.

Fica a dica!

Conte com a Priority Partners.

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