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Conciliação Bancária IIContinuando o post anterior, temos mais algumas observações importantes a respeito dos créditos.

Ao tratar da conciliação de cartões de crédito ou débito, temos que nos atentar que há pelo menos 4 informações que precisam estar em total sintonia:

  • O total vendido nessa modalidade (obtido através do somatório dos comprovantes que ficam em poder do estabelecimento ou de um totalizador que pode ser emitido no fim do dia no POS).
  • O total vendido informado no site da administradora de cartões, que deve ser exatamente igual ao item 1.
  • O total que a administradora informa que será creditado no banco a partir das vendas realizadas.
  • O total creditado no banco nas datas informadas no item acima.

As empresas normalmente não fazem a checagem neste nível de detalhamento, o que possibilita haver erros e divergências entre o valor esperado e o valor creditado (muitas vezes nem se sabe o valor esperado, tornando impossível a tarefa de conciliação). Isso se dá pelo fato das administradoras muitas vezes debitarem tarifas (algumas até discutíveis) no valor das parcelas dos cartões ou ainda pelo chargeback, que é o cancelamento de uma venda feita com cartão de débito ou crédito. Normalmente ele acontece por dois motivos:

  • O não reconhecimento da compra por parte do cliente;
  • Quando, por algum motivo, a transação não obedece aos regulamentos previstos em contrato.

Em outras palavras, a venda ocorre normalmente e depois descobre-se que o crédito não será realizado pois a compra foi considerada inválida. Caso o valor já tenha sido creditado para a empresa, ele é estornado/debitado.

Sem um devido controle, a empresa muitas vezes nem consegue saber que ocorreram estes casos e fica no prejuízo. Por isso, há programas no mercado para facilitar a tarefa de conciliação de cartões, normalmente utilizados por empresas que possuem grande movimentação desta forma de pagamento.

Vamos agora abordar os débitos:

Pagamentos Diversos

Este item engloba as despesas recorrentes (despesas fixas), despesas variáveis, pagamentos a fornecedores, entre outros. Normalmente são todos previstos e registrados em sistema, ainda que como previstos. Sua quitação correta no dia efetivo do pagamento torna a atividade da conciliação facilitada.

Tarifas Gerais

Algumas tarifas bancárias são mensais com data fixa para débito e outras podem ser inesperadas, como renovação de limite de crédito e atualização cadastral. Quanto mais “preparado” o sistema estiver, mais fácil será conciliar.

Juros e parcelas de empréstimos

Também são débitos previstos e podem ser previamente registrados, seguindo a mesma orientação dos tipos acima.

Tratamento Contábil

Muitas empresas possuem um departamento contábil internalizado, normalmente as que estão enquadradas do regime de Lucro Real. Nestes casos, há mais uma preocupação na conciliação: além do saldo em sistema e do banco, o saldo contábil também precisa estar conciliado, com todos os eventos econômicos devidamente registrados. Para as empresas que possuem contabilidade terceirizada, a preocupação é que toda informação chegue clara e correta nas mãos do contador para que ele possa registrar os lançamentos contábeis e também realizar a conciliação. Chamamos este processo de “bater o saldo contábil com o extracontábil”.

Os gestores financeiros devem conferir a conciliação bancária diariamente, pois estamos tratando de um importante ativo das empresas e fonte possível de atos ilícitos por parte de funcionários. A mesma importância deve ser dada aos estoques.

A Priority Partners é especialista controles gerenciais. Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Conciliação Bancária I

As empresas possuem diversos tipos de ativos, entre eles os estoques e suas disponibilidades de caixa (tesouraria). Sabemos que é fundamental conferirmos se o saldo físico do estoque bate com o saldo em sistema (ou mesmo em planilhas, para empresas que possuem controles mais simples). De forma análoga, também precisamos criar controles para conferir se os saldos de caixa batem com os saldos em sistema. E quando falamos em saldos de caixa, estamos nos referindo tanto aos saldos bancários quanto aos saldos de “caixinha” (em espécie) que a empresa mantenha. A essa criação de controles, costumamos chamar de Conciliação Bancária. Por ser um assunto muito extenso, vamos fazer a postagem em duas partes.

Essa atividade faz parte das tarefas do Departamento Financeiro, e envolve os setores de CAP (Contas a Pagar) e de CAR (Contas a Receber). Quando estamos falando de bancos, há muitas movimentações possíveis a conciliar:

  • CRÉDITOS: cartões de crédito, cartões de débito, vale refeição e alimentação, boletos bancários, depósitos de clientes (em dinheiro, cheque, TED ou DOC), juros sobre aplicações, estorno de tarifas, captação de empréstimos etc.
  • DÉBITOS: pagamentos diversos, tarifas gerais, juros, parcela de empréstimos etc.

Informações importantes para conciliação

Neste primeiro momento, vamos abordar somente os créditos e suas peculiaridades. Muitos sistemas possuem módulos especiais de conciliação. Os bancos normalmente possuem arquivos que podem ser importados pelos sistemas e o módulo trata de conciliar os créditos e débitos em aberto de acordo com o arquivo importado.

Porém, para que atividade seja feita de forma correta e rápida, é necessário que o sistema esteja “preparado” para fazer a conciliação, ou seja, que os créditos e débitos já estejam previamente registrados. Cada uma dessas movimentações deverá receber um tratamento diferente no ato da conciliação, pois apresentam-se de formas diferentes em um sistema de controle. Vamos abordar os principais casos a seguir.

Cartões de Crédito e Débito

Para estes casos, há de se considerar que a administradora de cartões faz os créditos em conta a partir de condições pré-determinadas em contrato, como prazo de pagamento, taxas administrativas, aluguel de máquinas POS, entre outros. Portanto, o sistema deve estar configurado para registrar as vendas em cartão, nos vencimentos corretos e com os valores líquidos (já descontadas as taxas administrativas). Essa configuração vai ajudar muito na tarefa de conciliação, ainda mais quando se tratar de empresas com grande movimentação desta forma de pagamento.

Vale Refeição e Alimentação

As mesmas premissas dos cartões de crédito e débito valem para os vales refeição e alimentação. Há várias condições pré-determinadas em contrato que devem ser premissas para as parametrizações do sistema, no intuito do registro do CAR ser o mais correto possível e auxiliar na tarefa de conciliação.

Boletos ou Títulos Bancários

É muito comum a emissão de boletos bancários para que os clientes possam efetuar os pagamentos de suas compras. Esta opção pode ser encontrada em sites eletrônicos, vendas por televendas, entre outros. Quando o volume de transações começa a aumentar muito, o correto registro em sistema torna-se vital para o controle efetivo dos créditos. Há um relatório que os bancos emitem chamado “francesinha”, onde os créditos são listados de forma analítica. A análise deste relatório é fundamental pois normalmente os bancos fazem um único lançamento de crédito totalizando os boletos pagos no dia. Somente com este relatório analítico é possível verificar se todos os boletos (títulos) que estavam em aberto para aquela data realmente foram pagos (baixados). Vale ressaltar que os bancos normalmente cobram taxas de compensação destes boletos, que também devem ser registradas para fins de conciliação.

Depósitos de Clientes

Outra modalidade bastante comum que também necessita de tratamento especial, pois diferentemente dos boletos, os depósitos são individualizados e devem estar sinalizados no sistema como tal para que possam ser devidamente baixados quando ocorre o pagamento por parte do cliente. A data acordada (vencimento) deve ser previamente registrada para auxiliar na tarefa de conciliação.

Outros créditos

Por fim, há ainda outras movimentações de créditos nas contas bancárias, como juros sobre aplicações, estorno de tarifas ou empréstimos captados. Alguns destes podem ser previstos e lançados no sistema, outros são verificados somente no dia que são lançados no banco. Independente do caso, devem ser registrados em sistema para que o saldo bancário bata com o saldo em sistema.

A conciliação do caixinha (espécie) deve seguir a mesma lógica da conciliação bancária. A recomendação é que se faça um “extrato” em planilha eletrônica para que se tenha um relatório similar ao extrato bancário e a partir deste seja feita a conciliação com o sistema, a partir do correto registro das informações.

Mais informações no próximo post! Aguardem!

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Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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