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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Geral, Gestão



Apesar de termos prometido uma trilogia sobre os Dashboards, vários comentários foram feitos e um deles foi uma solicitação para escrevermos uma orientação sobre qual gráfico seria o ideal para apresentar uma determinada informação. Essa dica também está baseada na informação adquirida no curso online que os sócios participaram (www.MyOnlineTrainingHub.com), e fomos autorizados a compartilhá-las com nossos leitores.

Vamos então à nossa dica de hoje:

De acordo com Stephen Few, fundador da Perceptual Edge (www.perceptualedge.com), há 7 tipos de mensagens quantitativas que podem ser mostradas graficamente:

  • Comparação nominal – comparação de departamentos, produtos etc.
  • Série temporal – uma tendência temporal.
  • Ranking – Maior para o menor ou menor para o maior.
  • Partes do inteiro – Real Vs. Projetado, Venda de Departamento Vs Total de vendas.
  • Desvio – Dados fora da uma determinada faixa ou intervalo.
  • Distribuição de frequência – contagem de dados por intervalo.
  • Correlação – comparação entre bases de dados para tentar achar uma relação.

Uma vez que já se sabe qual é a mensagem a ser transmitida, você deve escolher a melhor maneira para apresentá-la graficamente. Veja abaixo os tipos e as formas de apresentação mais adequadas:

  • Comparação nominal – Colunas ou gráfico de barras.
  • Série temporal:
    1. Linha – com foco no padrão geral.
    2. Barra – Para focar numa ocorrência individual.
  • Ranking – Gráfico de barra.
  • Partes do inteiro – Gráfico de bullet ou Barra.
  • Desvio – Gráfico de linha com um intervalo de tolerância.
  • Distribuição de frequência – Histograma ou gráfico de colunas.
  • Correlação – Gráfico de dispersão, com ou sem uma linha de tendência.

Há mais um tipo de gráfico bastante utilizado para descrever a formação de um determinado valor através de um gráfico de barras que se chama waterfall. No exemplo abaixo, vemos uma apresentação de formação do indicador EBITDA.

 Dashboards IVa

Provavelmente em um Dashboard será necessária a utilização de mais de um tipo de gráfico, e saber escolher o gráfico mais adequado é a arte da montagem e apresentação do mesmo. A Priority Partners é especialista na criação de ferramentas de controle e apresentação de indicadores em Dashboards. Conte com a gente!

Equipe Priority Partners

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Dashboards III

O post de hoje é uma continuação do anterior e seguimos revelando as demais dicas de apresentação de Dashboards. Aproveite!

Formatação

  1. Coloque sempre seus dados mais importantes no canto superior esquerdo do Dashboard.
  2. Utilize as mesmas cores somente para dados que estejam relacionados. Não confunda o usuário!
  3. Se você não possui DNA de designer, inspire-se nas cores padrão da sua empresa. Porém, se elas são em tom brilhante ou negrito, prefira os tons pastéis.
  4. Se ainda tiver dúvidas, utilize tons de cinza, mas não 50!
  5. Em um gráfico de linhas, dê preferência para os rótulos em relação às legendas abaixo do gráfico.
  6. Se você utilizou rótulos de linhas nos seus gráficos de linhas, abandone as linhas de grade. Só vai poluir o ambiente!
  7. Se precisar usar linhas de grade ou marcas de escala, utilize tons pálidos ou linhas cinzas tracejadas.
  8. Verifique se os seus rótulos não estão poluindo o gráfico. Considere rotular apenas o primeiro e o último ou o ponto mais alto e o mais baixo, e assim por diante.
  9. Você não precisa utilizar bordas pretas em torno dos seus gráficos para separá-los. Ao invés disso, simplesmente deixe um espaço em branco e alinhe seus gráficos ou tabelas para criar “quadros” ao redor do conteúdo.
  10. Agrupe em seu Dashboard os gráficos e tabelas que possuem relação. Proximidade, formatação comum ou até mesmo uma linha divisória cinza bem sutil já é suficiente para mostrar que eles estão agrupados.
  11. Utilize as cores mais escuras para as informações mais importantes, que são geralmente os números em suas tabelas ou linhas/colunas/pontos em seus gráficos. Use sempre tons mais claros para títulos de gráficos, etiquetas de eixos e linhas de grade.
  12. Utilize uma cor adequada para realçar uma informação importante. Por exemplo, em gráficos interativos, onde o leitor pode selecionar a região de focar, destacar a série com uma cor diferente do resto.
  13. Fundos escuros podem parecer bonitos, mas eles desviam a atenção da mensagem. Branco é o novo preto quando tratamos de Dashboards.
  14. Limite o número de tipos de letra. Dois já é quase um exagero! O ideal é uma fonte para títulos e outra para o resto. Não esqueça que você pode usar o dimensionamento da fonte para diferenciar títulos, mas não exagere! E, a propósito, “Comic Sans” não é bem-vinda nas empresas. Você pode utilizá-la nos convites de aniversário dos seus filhos! Boas fontes para usar são Calibri, Tahoma, Verdana, Helvetica, sendo Arial a preferencial.
  15. Não faça as pessoas curvarem a cabeça para ler os rótulos de eixo. Por exemplo, abrevie os meses com as iniciais J, F, M, A, M, J, etc e mantenha-os na horizontal.
  16. O eixo dos gráficos de barra ou colunas deve sempre passar pelo zero. Iniciar seu eixo acima do zero pode confundir o seu leitor. Pode até fazer com que o visual do seu gráfico fique mais atraente, mas quando o leitor percebe o engano, você vai se ver em apuros!
  17. Títulos de gráficos não precisam ser “chatos”. Use-os adequadamente para fazer uma declaração clara sobre os resultados do gráfico.
  18. Pizzas são para comer! Gráficos de pizza devem ocupar um lugar muito limitado no seu Dashboard. Não são didáticos e muitas vezes confundem mais do que informam, ainda mais quando são várias “fatias” de pizza!

Atalhos para formatação em Excel

  1. Para selecionar todos os gráficos (e objetos), selecione um deles e pressione CTRL + A para selecionar todos.
  2. Utilize a ferramenta “Alinhar” para alinhar seus gráficos. Selecione um gráfico ou vários gráficos para revelar a guia Ferramentas de Desenho. Para selecionar vários gráficos, clique em um deles e, em seguida, mantenha pressionada a tecla SHIFT para selecionar os demais.
  3. Para mover gráficos usando as teclas de seta, basta manter pressionada a tecla CTRL e clicar com o lado esquerdo do mouse no gráfico. Você verá 4 pequenos círculos que indicam que o gráfico está selecionado e então você poderá movê-lo com as teclas de seta.

Esperamos que tenha curtido estas dicas! Faça seus comentários!

A Priority Partners é especialista na criação de ferramentas de controle e apresentação de indicadores em Dashboards. Conte com a gente!

Equipe Priority Partners

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KPI

Hoje apresentamos mais um assunto da nossa sopa de letras. O KPI (do Inglês Key Performance Indicator ou em Português Indicador-chave de Desempenho) é um sistema de controle de gestão destinado a medir ou monitorar variáveis ou fatores de sucesso crítico de um negócio, independente do segmento.

No atual ambiente empresarial, tão competitivo e globalizado, é fundamental que as organizações se preocupem com o desempenho de seus processos. O fato é que os consumidores/clientes estão cada vez mais antenados e possuem cada vez mais meios de comparar (principalmente via Internet) e optar por produtos ou serviços que satisfaçam às suas necessidades. Porém, não estamos falando só de preço. Outros fatores como disponibilidade, apresentação, qualidade, atendimento pré e pós-venda fazem parte desta análise. Portanto, as organizações devem dedicar-se exclusivamente ao esforço de atendimento a estes itens, no intuito de manterem-se competitivas.

É nesse cenário que os KPI’s entram em cena. Eles representam métricas de controle para que as empresas possam ter a sensibilidade sobre suas atividades e como elas estão sendo refletidas no mercado. E com isso, ter a chance de antever problemas ou detectá-los em tempo hábil para correção.

Identificação dos Indicadores

Em primeiro lugar, algumas premissas importantes: o KPI deve ser simples de medir (mensurável), ser objetivo, ser auditável, ser compreendido e aceito por todos os membros da equipe responsáveis pelo processo e deve indicar se está em consonância com as metas pré-definidas. O uso de poucos KPI’s também é importante (mais facilidade para medir e auditar), portanto, foco na escolha dos mesmos!

Feito isso, escolhem-se as variáveis que precisam ser medidas (normalmente essa informação vem da alta direção) e quais os objetivos ao se medir, como por exemplo: prevenir de erros, cumprir metas definidas ou simplesmente para monitorar processos.

Para que o controle seja efetivo, deverá haver um sistema de auditoria imparcial que possa monitorar a medição e definir ajustes ou rever metas, caso necessário. A comunicação eficaz é fundamental para que todos estejam cientes do monitoramento contínuo de suas atividades. A mensagem fundamental é de conscientização das equipes quanto à importância da medição como forma de feedback ao trabalho realizado e a oportunidade de melhoria de resultados, tanto pessoais quanto grupais.

Tipos de indicadores

Podemos listar inúmeros KPI’s, que seriam adequados a diversos tipos de empresas. Seguem alguns bastante utilizados, inclusive já postados por nós em dicas anteriores:

  • EBITDA / Receita Bruta (ou Líquida)
  • Margem de Contribuição / Receita Bruta (ou Líquida)
  • % Lucro em relação à Receita Bruta (ou Líquida)
  • Giro de Estoque
  • % de Ruptura de Estoques
  • Ticket médio – Faturamento / Número de Clientes
  • Prazo Médio de Recebimento
  • Taxa de Crescimento de Faturamento
  • ROI (Retorno sobre o investimento)
  • TIR (Taxa interna de Retorno)
  • % Lucro por funcionário
  • % Lucro por cliente
  • % Lucro por m² (para o caso de lojas)
  • Turnover de funcionários

Apresentação dos indicadores

Já vimos a importância de medir e controlar variáveis dos negócios. Além disso, os resultados precisam ser apresentados de forma clara e que possa ser verificada a comparação entre as metas definidas e o que realmente foi medido. Somente assim, as ações de correção e ajustes poderão ser executadas. É muito comum o uso de Dashboards ou em Português Painéis de Controle, que são representações gráficas bastante didáticas que seguem algumas regras específicas (abordaremos este tema em outra oportunidade) para montagem e apresentação.

A pergunta “o que medir” é mais importante do que “como medir”. A Priority Partners é especialista em definição, medição e apresentação de KPI’s. Se você deseja medir a excelência de sua empresa, fale com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners

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