Geral, Gestão, Logística

Você já ouviu falar de SCM (Supply Chain Management)?

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19 de março de 2015

SCM (Supply Chain Management, ou em português Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos) é um termo utilizado em Logística para descrever todo o processo que possibilita a uma empresa (industrializada ou não) controlar seu fluxo de materiais e informações, desde o(s) fornecedor(es) até o(s) consumidor(es) final(is). Neste fluxo, também deve ser considerada a Logística Reversa que trata de tudo que acontece com o produto no pós venda, como devoluções, reciclagem e outros. No sentido que há muitas variáveis envolvidas nessa definição, vamos tentar neste artigo dar uma breve introdução ao assunto: 1. Localização geográfica da empresa – Este deve ser um objeto de estudos profundo, pois afeta todos os custos relacionados a transportes (tipo de modal, condições e facilidades dos meios utilizados), carga tributária (ICMS/ISS) e outros incentivos governamentais. Devem ser consideradas também, as localizações dos principais clientes e fornecedores, sempre que possível. 2. Movimentação física dos materiais – Relacionado ao primeiro item, pois engloba o fluxo dos materiais dos fornecedores para a empresa, da empresa para os clientes e o próprio fluxo interno (armazenagem, beneficiamento, embalagem, expedição, etc). A movimentação dos materiais deve ser planejada para garantir agilidade e qualidade, tanto para os clientes internos (outros departamentos da empresa) quanto para o consumidor final. 3. Gestão de estoques – Uma boa gestão de estoques permitirá à empresa realizar compras no momento certo, manter um nível de estoque adequado (para não investir capital desnecessariamente), mitigar os riscos de encalhe de mercadorias e obsolescência, além de garantir um abastecimento sem falhas aos seus clientes (o famoso stockout). Essa gestão adequada trará maior competitividade à empresa, pois estas ações descritas acima normalmente vêm acompanhadas de redução de custos. Entre os elementos a serem considerados vamos mencionar o lead time (o tempo necessário desde o pedido feito até o produto chegar ao estoque), o custo do pedido e a previsão da demanda para o produto. 4. Armazenamento, separação e expedição de Pedidos – Uma adequada arrumação/organização nos estoques (palletização, endereçamento, sinalização, etc) facilitará a separação (picking) das mercadorias e consequentemente a expedição dos mesmos. Agilidade, redução de erros e de custos são alguns dos benefícios alcançados dentro do armazém ou CD (Centro de Distribuição). 5. Transporte – O transporte dos materiais deve ser feito pelos modais mais adequados e deve respeitar as regras básicas (materiais inflamáveis, perecíveis, frágeis, etc). Isto envolve custos elevados (especialmente no Brasil, onde a falta de infraestrutura adequada dificulta muito as operações) e a perfeita adequação trará enormes benefícios para a empresa, não somente financeiros, mas de agilidade nas entregas, assim como a qualidade do produto na chegada ao consumidor final. 6. Fluxo de Informações – Existem no mercado vários sistemas integrados de controle das informações. Já falamos anteriormente dos ERP’s, mas há também os WMS (Wharehouse Management System) e os TMS (Transport Management System). Os WMS são sistemas gerenciadores de armazéns, já os TMS são gerenciadores de transporte, comumente utilizados por operadores logísticos. É fundamental que o fluxo de informações siga o fluxo dos materiais. Por exemplo, o controle do estoque físico deve ser acompanhando pelo sistema na entrada e na saída dos produtos. Esses sistemas também são utilizados para gerenciar as compras (através de definição de estoque mínimo, estoque máximo, ponto de pedido, lead time, etc.), entre outras atividades. 7. Interdependência entre os setores – É fundamental compreender que as áreas de uma empresa devem interagir constantemente para que haja um perfeito Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos. Como exemplo, podemos mencionar a área Comercial demandando pedidos para a área de Logística, que deverá providenciar as compras, gerenciar os estoques e entregar ao consumidor final. A área Financeira gerencia os custos, calcula as margens de cada produto, preços de venda e o fluxo de caixa para manter a operação ativa. Enfim, a comunicação é fundamental para que todo o processo flua bem no ambiente empresarial. Portanto, para criar um bom SCM, a empresa precisa entender todo o meio ambiente à sua volta, a localização de seus principais clientes e fornecedores, como a mercadoria vai chegar na empresa e dela para o consumidor final (modais de transporte), além de controlar o seu estoque para garantir confiabilidade na entrega. A Priority Partners, através de sua profunda experiência em Gestão Empresarial e Logística, pode ajudar a sua empresa no SCM e obter importantes vantagens competitivas. Fica a dica e bons negócios!!

Consultoria, Financeiro, Geral, Gestão

Como anda a saúde financeira da sua empresa?

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19 de março de 2015

- Consultoria, Financeiro, Geral, Gestão

Uma empresa está num estado de insolvência quando é devedora e tem prestações a cumprir de valores superiores aos rendimentos que recebe. O estado da insolvência pode levar à declaração de falência judicial ou pode ser revertido num processo de reestruturação financeira. Empresas raramente quebram da noite para o dia sem receber avisos prévios. Num processo muito parecido com a Medicina (no caso de diagnóstico precoce de uma doença), se esses sinais ou avisos são primariamente detectados e depois tratados, é possível salvar uma empresa. Portanto, podemos afirmar que a maioria das empresas entra em processo de falência por falta de GESTÃO! Pergunta-se, então: Quais são os sinais que podem indicar que uma empresa está se aproximando de uma possível falência? Seguem algumas possíveis respostas: 1. Dificuldade de honrar pagamentos – Acreditamos que o primeiro sinal de uma possível falência são problemas no fluxo de caixa de curto prazo da empresa. Claro que não é qualquer dificuldade momentânea vai levar uma empresa à falência, mas precisa-se estar atento e entender bem o que causou essa dificuldade e se ela se repete ou agrava, deve-se tomar as medidas necessárias para combatê-la. Essas dificuldades podem ter vários motivos como: problemas com necessidade de Capital de Giro, despesas financeiras elevadas e custo fixo alto. 2. Aumento no nível de endividamento – Quando uma empresa está passando por um momento de dificuldade financeira, uma das soluções de curto prazo é captar dinheiro no mercado. Na maioria dos casos, essa solução, além de não resolver o problema que causou o descasamento no fluxo de caixa, ainda cria um novo problema na hora de pagar a nova dívida contratada (normalmente com taxas de juros elevadas). Um dos sinais que uma empresa está caminhando a um possível estado de insolvência é o aumento no nível de endividamento. Portanto é muito importante acompanhar alguns indicadores tais como: Dívida/Capital Próprio, Dívida/Faturamento ou Juros/Faturamento para identificar o aumento no nível da dívida financeira da empresa. 3. Prejuízo contábil – Os relatórios contábeis que estão sendo apurados no regime de competência (lembre-se da dica da semana passada!) – como o DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) – determinam se a empresa lucrou ou teve prejuízo no período analisado. Muitas empresas estão realizando prejuízos sem necessariamente ter um efeito imediato no fluxo de caixa, ou seja, sem ter problemas em honrar seus pagamentos. Porém, no longo prazo, um prejuízo contábil é insustentável e tem que ser tratado. 4. Baixos índices de liquidez – Existem vários tipos de índices de liquidez. Vamos discutir 2 que são de maior relevância para o assunto: Liquidez Corrente e Liquidez Seca. Liquidez Corrente é uma medida contábil e é calculada através dos Balanços Patrimoniais. A fórmula dela é a seguinte:

Liquidez Corrente = Ativo Circulante / Passivo Circulante

Quando esse índice é maior que 1, significa folga no ativo disponível para uma possível liquidação das obrigações. Por outro lado, se for menor que 1, significa que não haverá disponibilidade suficiente para quitar as obrigações no curto prazo caso necessário. A Liquidez Seca é parecida com a Liquidez Corrente, porém o estoque é excluído do Ativo Circulante (por ser um ativo que possui liquidez menor). A fórmula é a seguinte:

Liquidez Seca = (Ativo Circulante – Estoque) / Passivo Circulante

O resultado desse índice será sempre menor do que o da Liquidez Corrente, podendo ocorrer uma liquidação do estoque em caso de necessidade de caixa. 5. Queda nas vendas – A maioria das empresas tem faturamento sazonal com períodos de altas e baixas. Uma queda nas vendas não sazonal torna-se preocupante para qualquer empresa. Isto pode significar que surgiram novos concorrentes, que há problemas com o funcionamento da área comercial ou mesmo com o produto final. Estas oscilações no faturamento precisam ser detectadas, analisadas e tratadas devidamente. Muitas vezes devem ser acompanhadas de reduções drásticas nos custos fixos, para reequilibrar o caixa da empresa. É importante ressaltar que não há uma receita de bolo para identificar se a sua empresa está falindo. Esses sinais, separados ou em conjunto, podem identificar e alertar a alta gerência/diretoria/sócios de possíveis problemas a serem tratados. Como tudo na vida, prevenir é melhor do que remediar! A Priority Partners, através de uma análise detalhada da situação financeira e contábil (e dos principais indicadores), vai detectar os problemas que podem estar causando o agravamento na saúde financeira da sua empresa. Fica a dica e bons negócios!

Consultoria, Financeiro, Geral, Gestão

Regime de Caixa ou Regime de Competência?

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19 de março de 2015

- Consultoria, Financeiro, Geral, Gestão

Muitos empresários consideram este assunto como um dos mais chatos e complexos e por isso evitam uma leitura mais aprofundada dos relatórios e dos conceitos contábeis. Porém, para garantir um bom entendimento do cenário em questão, alguns conceitos importantes precisam ser discutidos. A diferença entre o Regime de Caixa e o Regime de Competência é um dos mais básicos e mais importantes do universo da Contabilidade. O que define o resultado contábil de uma empresa é o Regime de Competência, que registra os lançamentos de acordo com a data do fato gerador (por exemplo, uma receita na contabilidade é conhecida na data da emissão da nota fiscal e não na data que o dinheiro é recebido). A Contabilidade utiliza esse regime para registrar todos os eventos econômicos no sistema conhecido como Método das Partidas Dobradas. No DRE (Demonstração de Resultados do Exercício), por exemplo, utiliza-se o Regime de Competência para apurar o lucro/prejuízo do mês. Já o Regime de Caixa registra os movimentos do caixa, ou seja, simplesmente a entrada e saída de dinheiro. Na apuração do resultado do exercício devem ser consideradas todas as despesas e todas as receitas independente da data do fato gerador. Por seguir a lógica do extrato bancário, várias empresas pequenas utilizam esse regime para apurar seus resultados. É muito importante não confundir os Regimes de Competência e de Caixa na hora de montar os relatórios gerenciais. Qualquer erro pode levar a conclusões errôneas e prejudicar a saúde financeira da empresa. Muitos gestores confundem ou misturam os dois métodos tentando simplificar a apuração dos resultados. Por exemplo, ao invés de apurar o custo da mercadoria vendida (CMV – custo do estoque que saiu durante o mês), apuram o que foi pago para o(s) fornecedor(es) durante o mês como aproximação do custo. É um erro básico e fatal para a análise dos resultados da empresa. Outra diferença importante entre Regime de Caixa e de Competência encontra-se nas despesas financeiras. Enquanto no Regime de Caixa é lançado o valor da prestação (juros + amortização), correspondente ao que efetivamente saiu do caixa da empresa, no Regime de Competência é lançado somente o valor dos juros, pois significa o custo do dinheiro nesse mês (competência). Lançar a amortização no DRE é uma prática errada que vai mascarar o resultado verdadeiro da sua empresa. Vale ressaltar que dento de um período uma empresa pode ter lucro contábil, porém sofrer um déficit de caixa e vice versa. Não entender este conceito pode levar à falência de qualquer empresa. Mas isso já é um assunto de outra dica… Bons Negócios e fica a dica!

Ambiente Corporativo, Consultoria, Geral, Gestão

Por que contratar uma consultoria?

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19 de março de 2015

- Ambiente Corporativo, Consultoria, Geral, Gestão

Você, empresário, muitas vezes já deve ter se perguntado:

Preciso realmente de uma consultoria externa para resolver os problemas da minha empresa ou consigo resolvê-los com meus próprios funcionários?
Vou jogar dinheiro fora se contratar uma consultoria?
Será que essa consultoria conhece minha empresa melhor do que eu?

Realmente estas são perguntas intrigantes e há respostas coerentes para todas elas. Nos dias atuais, a cobrança por excelência, prazos e custos é gigante no acirrado mercado em que vivemos. As empresas precisam apresentar melhores produtos/serviços do que seus concorrentes e reduzir seus custos para alcançar um preço final competitivo e ainda faz-se necessário correr contra o tempo para lançar produtos/serviços inovadores no mercado. Toda essa pressão ainda vem acompanhada da qualidade, ingrediente fundamental e que hoje, mais do que nunca, é um componente com alta visibilidade e com rápida imersão no mercado, visto que as Redes Sociais aceleram e muito esse processo de disseminação de informações. Basta um “tropeço” para que essa informação seja propagada numa velocidade incrível, comprometendo muitas vezes os pilares das empresas. Com isso, é fundamental que as empresas foquem no seu core business (em tradução livre seria núcleo do negócio, mas no mundo empresarial significa a parte principal ou o ponto forte de uma empresa e que deve ser tratado de forma estratégica). Informalmente, podemos chamar de “carro chefe” da empresa. Para clarear mais estas ideias e ajudar a responder às perguntas acima, podemos enumerar os seguintes tópicos: 1. Falta de mão de obra – Muitas vezes as equipes nas empresas são enxutas (no sentido de reduzir os custos com folha de pagamento, encargos, etc.) e com isso, vários projetos paralelos como de redução de custos em determinado setor, melhoria nos controles financeiros, implantação de um ERP, mapeamento e otimização de processos, reestruturação fiscal e contábil entre outros, não conseguem ser realizados por estas reduzidas equipes, que ficam mergulhadas nas rotinas do dia-a-dia e não conseguem ter uma visão sistêmica do negócio. Um consultor externo dificilmente possuirá vieses e vícios, e com essa visão de “fora da caixa”, a tomada de decisão e as ações normalmente ficam facilitadas. 2. Desalinhamento com o Core Business – Muitos destes projetos paralelos não fazem parte do core business da empresa e portanto, a empresa não pode nem deve utilizar seus recursos (da alta direção aos níveis hierárquicos mais baixos) executando estas tarefas. 3. Complexidade de Tarefas – Atualmente, as tarefas do empresário estão se tornado cada vez mais complexas: TI avançado, regulamentação tributária e fiscal, utilização de ERP’s para controle, etc. Com isso, muitas vezes há necessidade de se encontrar especialidades diferenciadas dentro de suas equipes, o que muitas vezes torna-se inviável. Nesse momento, um consultor especializado pode ser muito bem-vindo. 4. Dificuldades Financeiras – Numa situação onde você percebe que sua empresa está enfrentando dificuldades financeiras (dificuldades em honrar compromissos com fornecedores, funcionários, etc), pode ser um bom momento para contratar um especialista para analisar e solucionar a situação. Porém, lembre-se que prevenir (através de planejamento e controle) é sempre melhor do que tratar um problema existente. 5. Execução de tarefas sensíveis – Infelizmente na vida de uma empresa podem surgir momentos em que faz-se necessária uma demissão em massa e redução drástica de custos – uma consultoria externa pode ser delegada para decidir como executar a redução de custos e proteger a alta gerência durante este processo de demissão. 6. Questão cultural da consultoria – Muitos empresários podem encarar uma consultoria externa como um custo adicional desnecessário, ou ainda tiveram experiências ruins no passado e não querem repetir o “mesmo erro”. A empresa precisa estar culturalmente pronta para receber uma consultoria. Essa afirmação é válida, pois muitos funcionários precisarão sair de sua zona de conforto, seja para levantar dados, apresentar relatórios, desenvolver alguma tarefa extra e certamente haverá uma resistência natural (e ainda o receio por demissões envolvendo corte de custos, etc.). Por isso, deve-se preparar as equipes, através de reuniões de alinhamento, definição dos responsáveis internos que serão a porta de entrada para os consultores e o comprometimento dos times com o projeto em curso. O empresário também precisa avaliar se estas medidas foram tomadas no passado, para ter certeza exatamente onde foi o “erro”. 7. Imparcialidade, benchmarking e visão sistêmica – Provavelmente uma consultoria nunca conhecerá uma empresa melhor que seu dono. O que uma consultoria pode agregar de valor é no conhecimento especializado de seus técnicos, uma visão imparcial do negócio, isenção de vícios arraigados e um benchmarking valioso obtido através de projetos anteriores, inclusive de empresas com mesmo segmento de negócio. Essa análise fará diferença na qualidade do trabalho apresentado. Muitas vezes o empresário sabe quais são seus problemas, sabe o que fazer, mas não sabe COMO fazer. A Priority Partners traz essa experiência para sua empresa. Os projetos são finitos, customizados, com metas e prazos determinados e expertise avançados para que os objetivos passam ser alcançados de forma plena. Fica a dica e bons negócios!!

Ambiente Corporativo, Destacado, Destaque, Financeiro, Geral, Gestão

Como escolher um ERP adequado para sua empresa

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19 de março de 2015

- Ambiente Corporativo, Destacado, Destaque, Financeiro, Geral, Gestão

A dica dessa semana vai tratar de um assunto muito importante para empresas que buscam modernizar e automatizar processos e reduzir os custos da operação: a escolha de um sistema ERP. ERP – Enterprise Resource Planning, ou na tradução livre: Planejamento de Recursos Empresariais nada mais é do que um Sistema Integrado de Gestão Empresarial que integra nele os dados e processos de uma empresa. Num âmbito mais geral, o ERP’s apresentam-se no mercado como plataformas de software, capazes de automatizar e armazenar as diversas informações que circulam nos variados setores de uma empresa, e que podem envolver Produção, Compras e Controle de Estoque, Financeiro (contas a receber, contas a pagar e fluxo de caixa), Contabilidade, folha de pagamento, etc. Em alguns casos, a Logística e o Transporte são tratados por sistemas alternativos, chamados (WMS e TMS, respectivamente. WMS significa Wharehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazéns e TMS significa Transportation Management System ou Sistema de Gerenciamento de Transportes). Mas eles estão fora do escopo desse artigo. A escolha e a implementação de um ERP devem seguir alguns critérios importantes como: 1. Entenda a sua necessidade – a empresa precisa verificar qual ERP melhor se adequa aos seus processos. Por isso, é fundamental que os processos que receberão a automatização via ERP sejam devidamente mapeados, em um nível de detalhamento que permita um profundo entendimento das necessidades. Além de ajudar a implementação, o trabalho vai facilitar a escolha do melhor ERP, ou seja, aquele que é o mais aderente para a atividade da sua empresa. 2. Defina uma equipe responsável – a empresa deverá definir uma equipe responsável pelo projeto, desde a escolha, levantamento de processos até a implementação/implantação final do ERP. É um projeto complexo, com muitas variáveis (mudanças culturais, prazo, custo, comunicação intensa, gestão de pessoas, etc) e por isso vai requerer uma definição adequada de escopo, alinhamento das equipes nos setores, dedicação na execução e cumprimento de cronograma e custos. 3. Gerencie o impacto das mudanças – muitos funcionários acreditam que a automatização dos processos pode levar a demissões em massa. Isso não é totalmente verdade. Para reduzir a rejeição natural e a saída da zona de conforto, a alta gestão precisa vender e acreditar na idéia de que as mudanças trarão mais controle para os processos e que os operadores são peças fundamentais para o sucesso do projeto e que os benefícios servirão a todos. 4. Evite customizações – Vários sistemas são específicos para um determinado setor e escolher um ERP que esteja adequado aos processos da sua empresa vai reduzir a necessidade de customizá-lo. Uma customização significa que uma mudança no ERP precisa ser feita para atender a uma necessidade específica do cliente. Porém, esta prática deve ser evitada, pois é onerosa e nem sempre funcionará adequadamente. Se a empresa começa a perceber que muitas customizações fazem-se necessárias, provavelmente a escolha do ERP não foi adequada (os processos não foram mapeados nem estudados profundamente no momento da escolha). 5. Faça um benchmarking de mercado – se a empresa interessou-se por determinado ERP, deve-se verificar a possibilidade de visitas a empresas que já utilizam o mesmo ERP (mesmo de segmentos diferentes). Esta ação poderá trazer mais segurança e confiança para os tomadores de decisão. É um momento para questionar, ver e entender o funcionamento do ERP e se atende às necessidades. Aprenda com eles o que deu certo na implementação e o que deu errado. Os usuários são a melhor fonte de pesquisa, pois conhecem a fundo o sistema e sabem das suas virtudes e deficiências. Como é uma decisão importante e normalmente sem volta, pois altos custos estão envolvidos no processo, estas simples visitas podem poupar muito tempo e dinheiro! 6. Verifique a Credibilidade da Softwarehouse – Deve-se verificar quantos e quais clientes utilizam o ERP, qual o porte dos mesmos, se são do mesmo segmento e cases de sucesso. Além disso, deve-se verificar o suporte ao usuário, a plataforma do software e do banco de dados e a disponibilidade das informações (off-line, cloud, etc.) e a forma de Backup. Esta verificação é complementar à anterior e também fundamental na escolha, afinal a sua empresa vai depender do suporte, tanto pelas atualizações quanto ao constante treinamento de usuários. 7. Não se esqueça dos usuários “móveis” – Se sua equipe utiliza muito telefonia celular e Tablets (por exemplo uma equipe de vendas externas que emite pedidos on-line), dê preferência a sistemas que possibilitem o uso dos mesmos. 8. Adequação do ERP aos processos – A equipe responsável deve ter em mente que o ERP deve se encaixar aos processos das empresas e não o inverso. Porém, muitas vezes ocorre que durante o projeto de implantação, alguns processos passam por melhorias e assim acabam adequando-se ao ERP. Essa ação só reforça a importância do mapeamento dos processos como base para escolha do ERP mais aderente. A escolha de um ERP para sua empresa é uma decisão difícil e onerosa, mas com um projeto bem executado e os objetivos alcançados, os benefícios são enormes. A Priority Partners é especialista em implantação de ERP’s e pode trazer essa experiência para sua empresa. Para melhores informações contate-nos! Fica a dica e bons negócios!!

Empréstimo Price ou SAC?

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19 de março de 2015

- Captação de Recursos, Financeiro, Geral

Nessa semana vamos retomar o assunto de captação de recursos e elaborar um pouco sobre sistemas de amortização de empréstimo. A maioria das prestações pagas mensalmente estão compostas de dois elementos – Juros e Amortização do principal da seguinte maneira:

Prestação = Juros + Amortização

Mencionamos a maioria, pois existem sistemas onde a prestação é composta somente dos juros acumulados no período sem amortizar o principal (como o sistema americano). Há vários sistemas de amortização, entre eles: Sistema Americano, Bullet, Price, Amortização Constante (SAC), etc. No mercado brasileiro os sistemas Price e SAC são os mais comuns. Sistema Price: No sistema Price (conhecido também como o sistema Francês), o financiamento é liquidado através de prestações constantes e periódicas. Nesse sistema, a parte dos juros da prestação está decrescente e a parte da amortização crescente ao longo da vida do empréstimo. Para calcular o valor da prestação, vamos precisar saber: o valor do empréstimo, a taxa de juros e o número de períodos em que o empréstimo será devolvido. Usando uma calculadora financeira tipo HP 12c ou uma planilha de Excel, vamos descobrir primeiramente o valor da prestação mensal. A parte dos juros da parcela é calculada multiplicando-se a taxa de juros pelo saldo devedor do período anterior e a amortização do principal é calculada pela diferença entre a prestação e os juros. Sistema de Amortização Constante (SAC): Nesse sistema, o empréstimo é liquidado através de amortização constante. A parcela de juros de cada prestação é decrescente e portanto a prestação que é a soma dos dois é decrescente também. Para calcular o valor da amortização, basta dividir o valor do empréstimo pelo número de períodos em que ele vai ser devolvido. Os juros são calculados pela multiplicação da taxa de juros sobre o saldo devedor do final do período anterior (Igual ao sistema Price). E por fim, a prestação é a soma da amortização e dos juros. As tabelas abaixo demonstram as diferenças entre esses sistemas de amortização. Se você gestor, está preocupado com o fluxo do curto prazo, é melhor optar pelo sistema Price pois as parcelas inicias são menores do que no sistema SAC (a primeira parcela no sistema Price é de R$2.309,75 e no sistema SAC R$2.500,00). Em compensação, o valor de juros total do empréstimo nesse sistema (Price) será maior. É muito importante simular cada empréstimo para entender melhor o fluxo de curto e longo prazo e por isso criamos um simulador onde você poderá comparar os dois sistemas e tomar a melhor decisão para a sua empresa. Lembramos que esse simulador está disponível e quem tiver interesse pode solicitar gratuitamente a planilha no nosso site Sistema Price:

Sistema de Amortização Constante

Bons negócios e fica a dica!

Problemas de comunicação nos ambientes corporativos

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19 de março de 2015

- Ambiente Corporativo, Comunicação, Geral

Estima-se que o funcionário médio de qualquer empresa passa até 90% do seu tempo se comunicando. Nos dias de hoje, com os avanços constantes da tecnologia, são muitos os meios nos quais podemos nos comunicar: email, SMS, mensagens de voz, whatsapp, telefone e verbalmente, frente a frente emissor e receptor da mensagem. Porém, vale ressaltar que se não nos comunicarmos com eficiência e clareza, nenhuma tecnologia existente nos ajudará a transmitir nossas mensagens. A comunicação nada mais é do que o processo de transmitir uma informação desde que haja compreensão do receptor. Se não houver compreensão, não ocorre a comunicação. Atualmente, muitos problemas que as empresas enfrentam estão baseados na comunicação ruim (ou até mesmo na falta da mesma). E com a mesma facilidade que podemos nos comunicar, muitas vezes também podemos nos perder através dela. Uma grande barreira na comunicação das empresas é a cultural. As corporações são compostas por funcionários/prestadores de serviço de diferentes níveis, tanto sociais quanto intelectuais. Cada pessoa possui valores e ideias diferentes e só isso já basta para que ruídos atrapalhem a comunicação. A quantidade de informações recebidas, os prazos cada vez mais curtos para as respostas e a pressão diária do ambiente de trabalho também colaboram para uma comunicação não efetiva. Um fato interessante é que 93% da nossa comunicação NÃO é VERBAL. Segundo especialistas, o impacto se dá nesta proporção:

55% – Gestos e Expressões Faciais
38% – Expressividade da Voz
7% – Palavras / Conteúdo

Esse é outro motivo de haver tantos problemas quando nos comunicamos. É preciso muito cuidado e atenção quanto à expressão corporal (postura, gestos e expressão facial). Esta deve acompanhar a fala num processo harmonioso e coerente, com naturalidade e espontaneidade. Seguem abaixo algumas dicas e sugestões para aprimorar sua forma de comunicação verbal:

Cliente/Fornecedor não é amigo, é parceiro comercial. A informalidade só pode existir quando permitida entre as partes.
Diga sempre BOM DIA, BOA TARDE, etc.
Ao solicitar algo, POR FAVOR.
Ao agradecer, OBRIGADO.
Seja BREVE E OBJETIVO.
Linguajar muito técnico atrapalha mais que ajuda!
Evite Gírias e Palavrões.
Saiba ouvir com atenção! Se for necessário, faça perguntas para confirmar o seu entendimento!
Foco na resposta, responder a tudo que foi perguntado. Atender a tudo que foi solicitado.
Fale com clareza, não “coma” letras (“Janero”, “Comeno”, “Fazeno”)!
Mais algumas dicas, relacionadas ao envio/recebimento de emails, algumas se repetindo em relação à comunicação verbal:
Utilize PREZADOS (AS), SR., SR(A) ao iniciar.
Ao solicitar algo, POR FAVOR.
Ao agradecer, OBRIGADO.
Utilizar “Atenciosamente” na assinatura do e-mail (e ser realmente atencioso(a) nos emails).
Seja BREVE E OBJETIVO.
Verifique sempre a ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA.
Envie com Cópia Oculta (CCo) se for o caso.
Não responder a todos se a resposta não for para todos.
Foco na resposta, responder a tudo que foi perguntado. Atender a tudo que foi solicitado.
E-mail grande ninguém lê.
E-mail confuso ninguém lê.
Nunca responder de cabeça quente!
Cuidado ao copiar remetentes indevidos.
Às vezes, vale a pena levantar da cadeira e conversar ao vivo ao invés de mandar e-mail.
E-mail não é SMS!!!
Não esquecer o Anexo.
E-mail enviado é e-mail lido!!! Cuidado com o que se escreve!
Organize sua caixa de entrada!!!
Utilize o gerúndio adequadamente (“eu vou estar lendo seu email”)!

Como dicas gerais, seguem mais algumas que valem para ambos os casos:

Se a solução estiver fora de sua alçada, não se comprometa com uma resposta. Peça um tempo para responder e consulte seu chefe. Nunca minta/omita informações, pois a mentira tem pernas curtas!
Ao fornecer prazos ou custos, seja coerente, utilize margens de segurança. Pela Lei de Murphy, se algo pode dar errado, dará!
Seja gentil, mesmo que não sejam com você. Respire fundo e compartilhe o caso com seu chefe. Nunca responda de cabeça quente!
Seja assertivo!

Fica a dica e bons negócios!! Equipe Priority Partners.