Ambiente Corporativo, Consultoria, Geral, Gestão, Planejamento
Nos dias atuais, uma das maiores reclamações que escutamos das pessoas é a falta de TEMPO. Seja para lazer, para fazer exercícios, para viajar, para executar tarefas no trabalho ou até para dar atenção aos filhos, cada vez fica mais complicado gerenciar tantas tarefas e conseguir harmonia e equilíbrio em nossas vidas.
No atual mundo globalizado, realmente o tempo tornou-se peça fundamental para tomada de decisões, para disseminação de informações e há uma pressão imensa para entrega de resultados satisfatórios, em prazos e qualidade muitas vezes difíceis de serem alcançados.
Normalmente, pessoas mais organizadas costumam gerenciar melhor seu tempo. Reunimos aqui algumas dicas importantes que podem ajudá-lo nessa difícil tarefa:
- Defina suas prioridades – Seja na vida pessoal ou profissional, precisamos atuar com metas pré-estabelecidas. E através delas podemos criar prioridades para as tarefas, classificando-as por exemplo de acordo com a importância ou urgência. Essa ação vai colaborar diretamente na execução das mesmas, além de manter o foco.
- Reuniões – muitas vezes são importantes e necessárias, mas tomam muito tempo. Para uma maior efetividade, prefira reuniões com número de participantes mais reduzido (se possível) e faça ata on line, para que ao final da reunião, a mesma já seja distribuída com as tarefas e prazos para cada envolvido. Pautas pré-enviadas para preparação dos participantes também agrega muito valor.
- Smartphone – Esses excepcionais dispositivos vieram para facilitar nossa vida, mas também carregam com eles muitas distrações, como redes sociais e outros aplicativos. Defina horários para utilizar seu smartphone
- Organização do local de trabalho – Uma mesa de trabalho deve ser organizada de forma que os documentos e outros itens estejam arrumados de forma harmoniosa e de fácil localização. Isso ajuda a poupar tempo nas tarefas que ainda dependem de papel físico, por exemplo. O mesmo vale para a organização das pastas em seu computador.
- E-mails – Defina horários para checar seus e-mails, por exemplo, de hora em hora, a cada término de tarefa ou outros intervalos. A verificação contínua dos e-mails pode ser prejudicial para manter o foco em atividades e é umas das maiores causas de distração no trabalho.
- Faça um planejamento diário de suas atividades. Uma simples lista pode ajudar muito na sua organização diária. Tente monitorar o que já foi realizado no meio do dia para ver se você conseguirá atingir ao objetivo ao final do mesmo.
- Não adie tarefas! Postergar uma execução não agrega valor e só joga o problema para frente. Saiba pedir ajuda, saiba delegar.
- Margem de segurança – aprenda a definir prazos com coerência e sempre contando com os imprevistos e percalços diversos. Não se comprometa com prazos que já sabe que não conseguirá atingir.
- Concentração – encontre tempo para si mesmo. Mantenha o foco na sua atividade e saiba dizer não caso precise de concentração por algum tempo. As pessoas precisam saber respeitar o seu tempo e o dos demais à sua volta.
- Set-up – ao iniciar uma tarefa, faça o maior esforço possível para concluí-la sem interrupções, pois o cérebro leva um certo tempo (set-up) para retomar e concentrar-se na atividade original.
- Flexibilidade – saber encontrar o equilíbrio perfeito entre a pressão por prazos e a qualidade de vida é uma tarefa árdua, mas que necessita de flexibilidade. Negocie suas necessidades, fazendo o bom senso prevalecer.
Um bom Gerenciamento do Tempo pode trazer vários benefícios, entre eles: diminuição do stress diário em virtude da melhor divisão do tempo para as tarefas, aumento da produtividade, redução do retrabalho, redução de custos, entre outros.
A Priority Partners é especialista em planejamento estratégico e em execução de projetos baseados em cronogramas. Conte com a gente!
Boa semana e fica a dica!
Equipe Priority Partners.