Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Geral, Gestão, Planejamento, Qualidade
Prezados leitores, hoje temos mais uma sigla para nossa coleção de sopa de letras. A Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) é uma ferramenta de qualidade utilizada para auxiliar na solução de problemas e definir prioridades de acordo com cada ação.
A técnica foi apresentada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, onde o objetivo principal era criar uma orientação para as decisões mais estratégicas e complexas, que envolvessem muitas variáveis. Como no Diagrama de Ishikawa, os problemas são separados ou individualizados e após isso, há uma priorização das ações a serem tomadas, sempre levando em consideração as 3 variáveis GUT:
- GRAVIDADE – Representa o impacto e as consequências dos problemas a curto, médio e longo prazo. A análise leva em conta diversos fatores, que podem incluir: atividades, processos, recursos humanos, entre outros. Em outras palavras, é o “tamanho do incêndio” a ser apagado, termo muito utilizado no meio empresarial.
- URGÊNCIA – Representa o prazo e o tempo disponível para resolver o problema. Em uma relação direta, quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver o problema. Em outras palavras, é o conhecido “senso de urgência”.
- TENDÊNCIA –Representa quanto o problema poderá crescer com o passar do tempo. Basicamente é a estimativa da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema.
Na prática, devemos seguir aos seguintes passos:
- Listar os problemas a serem tratados;
- Classificar os mesmos em relação aos itens GUT, em reunião e por consenso geral dos participantes;
- Multiplicar os valores de cada item G x U x T;
- Ordenar decrescentemente os problemas de acordo com o valor G x U x T.
- Tomar decisões e agir.
Para classificar os itens GUT, a regra básica é esta:
Vamos dar um exemplo de problemas oriundos do setor financeiro da empresa Z:
De acordo com a tabela acima, os problemas já estão classificados para que sejam atacados nesta ordem. E assim pode ser feito para os demais setores da empresa. Assim como as demais ferramentas de controle, não estamos falando de nenhuma ideia mirabolante ou fora da caixa. A questão é a forma como as informações são apresentadas e assim facilitam a leitura e entendimento dos envolvidos e podem acelerar o processo de solução dos problemas. Esta ferramenta pode ser utilizada em conjunto com o Diagrama de Pareto (80/20), com atribuição de peso a cada um dos problemas e assim eles podem ser reclassificados em uma curva ABC.
Em suma, esta ferramenta nos ajuda a responder 3 simples questões em relação à uma lista de problemas:
- O que devemos fazer em primeiro lugar?
- Por que devemos fazer?
- Por onde devemos começar?
A Priority Partners é especialista em gerenciamento e controles. Conte com a gente!
Boa semana e fica a dica!
Equipe Priority Partners.