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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Custos, Geral, Gestão, Planejamento, Processos

Crise II

Prezados leitores, a Priority Partners acaba de estabelecer mais uma parceria e quem ganha sempre são vocês. Nosso novo parceiro é o Claudio Nasajon, fundador da Nasajon Sistemas, uma das maiores empresas nacionais de Software, voltada para as áreas Contábil, DP e RH e Escrita Fiscal, fundada em 1982.

Nessa semana, nosso post poderá ser visto no seguinte link:

www.claudionasajon.com.br/reducao-de-custos-10-dicas-essenciais

Nesse conturbado momento de crise, decidimos criar esse post que vai ao encontro dos anseios de todos empresários neste momento (e sempre): a redução de custos. Escrevemos 10 dicas para ajudá-los nessa árdua tarefa.

Acreditamos que, através de planejamento de curto, médio e longo prazo e gestão participativa voltada para melhorias, sua empresa poderá enfrentar qualquer desafio, inclusive o cenário de crise atual. Desenvolvemos ferramentas de controle para transformar a sua empresa num caso de sucesso, identificando gargalos na operação, criando melhorias nos controles gerenciais e indicadores de performance. Com isso, apresentamos soluções customizadas para o seu negócio, com velocidade e precisão nas entregas.

Somos especialistas em:

  • Gestão Financeira com foco em redução de custos;
  • Análise Contábil;
  • Mapeamento e Otimização de Processos;
  • Implantação de Sistemas de Gestão;
  • Análise de novos negócios (Business Plan);
  • Avaliação de empresas (Valuation);
  • Desenvolver ferramentas de controle em Excel;

Conte com a Priority Partners. Nós podemos ajudar a sua empresa.

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

www.p1p.com.br

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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Financeiro, Geral, Gestão, Planejamento, Processos

Crise

A Priority Partners é uma empresa de Consultoria atuante no mercado há quase 10 anos e possui os seguintes serviços:

  • Gestão Financeira com foco em redução de custos;
  • Controles Gerenciais;
  • Análise Contábil;
  • Mapeamento e Otimização de Processos;
  • Implantação de Sistemas de Gestão;
  • Análise de novos negócios (Business Plan);
  • Avaliação de empresas (Valuation);
  • Treinamento em Excel.

Neste complicado cenário atual, entendemos que é hora de apertar os cintos e rever processos. Temos a expertise necessária para identificar gargalos na operação, possibilidades de redução de custos, melhoria nos controles gerenciais e criação de indicadores de performance. Apresentamos soluções customizadas para o seu negócio, com velocidade e precisão nas entregas e flexibilidade em atender o mercado, sem restrições à área de atuação.

Fica a dica!

Conte com a Priority Partners.

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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Geral, Gestão, Planejamento, Qualidade
Gantt

Prezados leitores, hoje falaremos de mais um assunto da área de Gerenciamento de Projetos. Além do custo e dos recursos (e de outras variáveis), o controle do tempo em um projeto é extremamente crítico para que os objetivos sejam alcançados.

O Gráfico ou Diagrama de Gantt foi idealizado por Henry L. Gantt em 1917 e seu intuito era proporcionar um método ideal para exibir o status de um projeto. Ele é uma representação gráfica do tempo dedicado a uma determinada tarefa de um projeto específico, sendo especialmente útil para mostrar a relação entre o tempo gasto e o volume de trabalho envolvido e comparar o planejado com o realizado.  Hoje em dia esta ferramenta é amplamente utilizada em diversos projetos e já existem até programas como o Microsoft Project que, entre outras funções, permite montar um Diagrama de Gantt com bastante eficiência.

Se considerarmos que para o desenvolvimento de um projeto devemos efetuar uma série de tarefas simultâneas ou consecutivas, o Diagrama de Gantt nos permite mostrar a evolução no tempo das tarefas de forma gráfica e com bastante didática.

Como elaborar um Diagrama de Gantt

Em termos práticos, para apresentar um Diagrama de Gantt, precisamos das seguintes informações:

  • Nome do Projeto;
  • Atividades (tarefas) do projeto;
  • Data de início de cada tarefa;
  • Tempo previsto para conclusão de cada atividade;
  • Recurso previsto para conclusão de cada atividade;
  • Relação de dependência entre as tarefas (para evitar que se aloquem recursos em uma atividade antes do tempo ou uma atividade seja prevista para iniciar antes da sua precedente);
  • Marcos – são datas chaves de entregas importantes do projeto, que deverão estar destacadas no gráfico.

No exemplo abaixo, apresentamos um Diagrama de Gantt que foi montado para controlar a reforma de um galpão da empresa XYZ. Ele foi elaborado em Excel, onde cada tarefa representa uma linha, enquanto que as colunas seguintes representam a duração de cada tarefa, a data de início, a data de término e o percentual concluído de cada tarefa. Com a tabela montada, utilizamos a formatação condicional para definir as cores (preto = concluído e azul = em andamento). Todos os dados na cor azul são premissas que podem ser editadas pelo usuário. Já os dados na cor preta são valores calculados por fórmulas e não editáveis. Há tarefas interdependentes, como por exemplo a tarefa 2 (Aprovar orçamento), que só pode ser iniciada após o término da tarefa 1 (Solicitar 3 orçamentos). Notem que a data de início da tarefa 2 é igual ou posterior à data de término da tarefa 1. A lista é concluída com a última tarefa do projeto (Executar pagamento à empreiteira). Com isso, temos todas as tarefas listadas e na parte de cima elaboramos um resumo do projeto, com a data de início, de término, a data de hoje (apresentada no diagrama como uma linha tracejada em vermelho), o total de dias para concluir o projeto e o percentual completo, mostrado na barra horizontal na parte superior do diagrama. Os finais de semana aparecem como barras verticais na cor cinza, separando os dias úteis dos sábados e domingos. Para aprimorar a apresentação, poderiam ser utilizadas várias cores para destacar tarefas, recursos específicos ou marcos importantes. Nesse projeto simples, isso não foi necessário.

Gráfico Gantt

Vantagens de utilização

  • Ótima ferramenta para planejar e comunicar o status do projeto;
  • Ideal para controlar projetos de pequena complexidade. Para projetos maiores, deve-se utilizar softwares específicos e mais robustos.
  • Simples confecção e entendimento;
  • É possível saber com precisão a data de início e término planejada ou definida para cada uma das atividades do projeto.

 Desvantagens de utilização 

  • Por ser tão simplista, precisa ser utilizada em conjunto com outras ferramentas de controle de projetos, pois não informa escopo, custos, entre outras informações;
  • Quando o volume de interdependências entre as atividades é muito elevado, o gráfico não fica tão claro.

Existem várias formas para controlarmos um projeto. Porém, caberá ao Gerente de Projetos definir quais são as ferramentas mais adequadas e aderentes à equipe, seja pelo aspecto didático, gráfico, de quantidade de informações ou de acordo com o tamanho do projeto. O mais importante a se considerar é o planejamento bem feito, assim como a execução, no intuito de atingir os objetivos do projeto.

Caso esteja interessado em obter este modelo em Excel, entre em contato conosco clicando aqui.

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Geral, Gestão, Planejamento, Qualidade
GUT

Prezados leitores, hoje temos mais uma sigla para nossa coleção de sopa de letras. A Matriz GUT (Gravidade, Urgência e Tendência) é uma ferramenta de qualidade utilizada para auxiliar na solução de problemas e definir prioridades de acordo com cada ação.

A técnica foi apresentada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, onde o objetivo principal era criar uma orientação para as decisões mais estratégicas e complexas, que envolvessem muitas variáveis. Como no Diagrama de Ishikawa, os problemas são separados ou individualizados e após isso, há uma priorização das ações a serem tomadas, sempre levando em consideração as 3 variáveis GUT:

  • GRAVIDADE – Representa o impacto e as consequências dos problemas a curto, médio e longo prazo. A análise leva em conta diversos fatores, que podem incluir: atividades, processos, recursos humanos, entre outros. Em outras palavras, é o “tamanho do incêndio” a ser apagado, termo muito utilizado no meio empresarial.
  • URGÊNCIA – Representa o prazo e o tempo disponível para resolver o problema. Em uma relação direta, quanto maior a urgência, menor será o tempo disponível para resolver o problema. Em outras palavras, é o conhecido “senso de urgência”.
  • TENDÊNCIA –Representa quanto o problema poderá crescer com o passar do tempo. Basicamente é a estimativa da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema.

Na prática, devemos seguir aos seguintes passos:

  • Listar os problemas a serem tratados;
  • Classificar os mesmos em relação aos itens GUT, em reunião e por consenso geral dos participantes;
  • Multiplicar os valores de cada item G x U x T;
  • Ordenar decrescentemente os problemas de acordo com o valor G x U x T.
  • Tomar decisões e agir.

Para classificar os itens GUT, a regra básica é esta:

GUT1

Vamos dar um exemplo de problemas oriundos do setor financeiro da empresa Z:

GUT2

De acordo com a tabela acima, os problemas já estão classificados para que sejam atacados nesta ordem. E assim pode ser feito para os demais setores da empresa. Assim como as demais ferramentas de controle, não estamos falando de nenhuma ideia mirabolante ou fora da caixa. A questão é a forma como as informações são apresentadas e assim facilitam a leitura e entendimento dos envolvidos e podem  acelerar o processo de solução dos problemas. Esta ferramenta pode ser utilizada em conjunto com o Diagrama de Pareto (80/20), com atribuição de peso a cada um dos problemas e assim eles podem ser reclassificados em uma curva ABC.

Em suma, esta ferramenta nos ajuda a responder 3 simples questões em relação à uma lista de problemas:

  1. O que devemos fazer em primeiro lugar?
  2. Por que devemos fazer?
  3. Por onde devemos começar?

A Priority Partners é especialista em gerenciamento e controles. Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Ambiente Corporativo, Contabilidade, Controle, Financeiro, Geral, Gestão
Análises Horizontal e Vertical

Até agora falamos muito sobre conceitos de montagem de relatórios gerenciais. O intuito dessa dica é começar a tratar das análises dos resultados. Hoje vamos explicar a Análise Vertical e Horizontal de demonstrativos financeiros. Tanto a Análise Vertical quanto a Horizontal tratam-se de estudos de tendências. Vamos ver as diferenças:

Análise Vertical (A.V.)

A Análise Vertical mostra a importância relativa de cada item do relatório como percentual de um outro item que serve como a base da análise. Por exemplo, na análise do Balanço Patrimonial, o item estoque pode ser apresentado como percentual de total dos ativos. Se o valor do estoque é R$ 1.000 e o total dos ativos da empresa é R$ 10.000, a análise vertical vai mostrar que o estoque é 10% do total dos ativos. Nesse exemplo, o estoque é o item calculado e o total dos ativos é a base do cálculo.

Percentual da Base = Valor do item / Valor da Base do Cálculo x 100 =

= 1.000 / 10.000 x 100 = 10%

Esse percentual pode ser comparado com o percentual de um período anterior ou com padrões de outras empresas do mesmo ramo de atuação. Assim podemos identificar tendências e mitigar problemas que possam passar despercebidos sem esse tipo de análise.

Na Análise Vertical do DRE (Demonstração de Resultados do Exercício) é comum escolher como base o total da receita. Mas devemos considerar a Receita Bruta como a base do cálculo ou a Receita Líquida (sem tributos e demais custos diretos)? Se utilizarmos a Receita Bruta como base, os encargos diretos sobre a receita (PIS/COFINS/ICMS etc.) podem criar distorções quando existem produtos com tratamento diferente de encargos diretos sobre a venda. Quando utilizamos a Receita Líquida não teremos essas distorções, porém, deixamos de perceber o impacto dos encargos incidentes sobre a Receita Total. Cabe a cada gestor escolher a base mais adequada para a análise gerencial de sua empresa.

Na tabela abaixo apresentamos uma análise vertical de um DRE tanto como percentual da Receita Bruta tanto como percentual da Receita Líquida. Podemos observar que o CMV representa 30% da Receita Bruta e 39% da Receita Líquida. Nesse exemplo, o Lucro Líquido representa 10% da Receita Bruta.

Análise Vertical

Análise Horizontal (A.H.)

A Análise Horizontal compara o valor de cada conta (ou grupo de contas) com um valor da mesma conta ou grupo de contas do período anterior (que serve como base). Essa análise mostra a evolução no tempo de cada conta numa forma separada das demais. Diferentemente da Análise Vertical, para executar a Análise Horizontal precisamos de pelo menos 2 períodos.

Na tabela abaixo, apresentamos uma Análise Horizontal de 3 períodos. Podemos observar que a receita aumentou em 12% de 2013 a 2015 enquanto o Lucro Líquido aumentou em 9% nesse período. Lembramos que essa análise não considera o efeito da inflação e se o gestor necessitar saber o efeito líquido do aumento (o efeito real), essa análise deverá ser corrigida pela inflação.

Análise Horizontal

A Priority Partners é especialista na elaboração e análise de relatórios gerenciais.

Conte com a gente! Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Custos, Financeiro, Geral, Gestão, Planejamento, Processos

Prezados leitores. Essa semana seguimos postando artigos de nossos parceiros estratégicos. O autor do post de hoje é o Sr.Marcos Leite, sócio da empresa Artsoft Sistemas desde 1996, responsável pela área de Marketing e Vendas da empresa. Boa leitura!

Desafios de pequenas empresas que desejam crescer  

Colocar como meta o crescimento da própria empresa já é, por si só, uma grande decisão. Mais trabalho, mais desafios, mais riscos estão envolvidos, o que exige uma boa dose de planejamento e a utilização de estratégias que sejam adequadas ao mercado e à realidade da pequena empresa.

Mesmo que pareça uma jornada difícil, é gratificante ver os resultados surgindo aos pouquinhos, o esforço sendo recompensado e as pessoas acreditando ainda mais no sucesso. Dessa forma, superar desafios torna-se muito mais recompensador, por isso vamos te dar uma mão na parte principal, que é identificar esses desafios e saber como superá-los.

Planejar-se para o futuro

Muitos pequenos negócios acontecem sem planejamento, pela necessidade ou ainda pela oportunidade. Mas chega um momento em que pensar no futuro é crucial para a continuidade do negócio, o que se torna um desafio para pequenas empresas que desejam crescer. Para superar esse obstáculo, prepare-se com cursos da área de gestão, busque conhecimento através de livros e converse com pessoas que já tenham passado pelo mesmo que você.

Ver a concorrência como inspiração

O mercado é abrangente e os concorrentes são muitos, mas será que eles são realmente inimigos? Se os seus produtos e serviços forem de qualidade, não há porque temer, sua fatia de mercado estará garantida. Ao invés de correr da concorrência, observe as práticas dela e inspire-se para tornar seus serviços e produtos ainda melhores. Certamente há coisas que ela faz melhor que você, assim como existem coisas que você faz melhor do que ela.

Ter metas financeiras e cumpri-las

Uma parte importante do planejamento para o crescimento da pequena empresa é o financeiro. É através dele que você pode reinvestir em seus negócios e ampliar sua atuação. Portanto, crie metas financeiras de curto, médio e longo prazo e faça um controle apurado do seu fluxo de caixa para poder utilizar o dinheiro que entrar e fazer com que sua empresa caminhe rumo ao sucesso.

Ter políticas de gestão de pessoas atrativas

Pequenas empresas sofrem com a falta de recursos para oferecer melhores condições de trabalho, como salários mais altos e benefícios compatíveis com os grandes empreendimentos. Mas é possível atrair e reter talentos com outras estratégias, como horário flexível de trabalho, jornada reduzida, um dia a mais de folga a cada 15 dias, ambientes de descontração, como biblioteca ou ainda parceria com academias de ginástica. Pense fora do comum e oferte aquilo que as pessoas buscam, um ambiente de trabalho bom e qualidade de vida.

Manter a qualidade de acordo com o crescimento

De nada adianta fazer sua empresa crescer e pecar no atendimento ao cliente ou ainda perder a qualidade dos produtos e serviços. Dessa forma, cresça com consciência, estipulando um controle de qualidade para verificar se o crescimento é sustentável do ponto de vista da satisfação do cliente. Se for necessário, cresça mais devagar, mas com a segurança de estar ofertando o melhor que a sua empresa pode para os clientes. Assim você gera engajamento, fidelização e mais vendas.

Sua pequena empresa está passando por uma situação de crescimento? Quais desafios você tem encontrado ao longo dessa jornada? Compartilhe conosco nos comentários!

A Priority Partners é especialista em planejamento estratégico e em controles gerenciais.  Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Financeiro, Geral, Gestão

Hoje apresentamos mais um post do Sr.Marcos Leite, sócio da empresa Artsoft Sistemas desde 1996, responsável pela área de Marketing e Vendas da empresa. Boa leitura!

Inadimplência sob controle

Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é a inadimplência de seus clientes. Isso porque com o atraso ou a falta de pagamento dos consumidores, o fluxo de caixa da companhia é prejudicado e causa problemas até mesmo na hora de pagar as contas relativas à empresa, como por exemplo, água, luz, salário dos funcionários, reposição de produtos, entre outras. Confira a seguir passos simples para que as dívidas dos seus clientes não sejam um problema para a empresa.

Mantenha contato com os clientes

Muitas pessoas simplesmente esquecem os prazos de pagamento, seja com a correria da sua rotina ou por mero esquecimento. A empresa pode contatar o consumidor para lembrá-lo da data do vencimento, mas sempre com um tom amigável, de forma a ajudar o cliente a resolver o problema. Dessa maneira, você evita uma parte da questão da inadimplência dos consumidores, já que alguns deles se esquecem do comprometimento que assumiu com a companhia. Um simples contato telefônico pode resolver uma grande parcela das dívidas de clientes com a companhia, seja para lembrá-los ou para negociar o pagamento de modo que seja vantajoso para ambos.

Facilite para seu consumidor

O responsável pelos pagamentos da empresa deve ser transparente em relação a tudo que compreende a negociação do produto ou serviço prestado. Pontos como o valor total da compra, prazos e formas de pagamento, consequências da inadimplência, entre outras questões, devem ser ressaltados ao seu cliente. Para evitar que o consumidor fique em dívida com a empresa, mesmo com todos os pontos esclarecidos, é recomendado que o pagamento seja facilitado com diversas formas, como cartão de crédito ou débito, por exemplo. Outras formas práticas para receber de seus clientes são sistemas online, como o PagSeguro, Moip ou o PayPal. Além de facilitar a forma de pagamento, o consumidor pode pagar sua compra por meio da comodidade proporcionada pela web. Basta ter um cadastro em um destes sites de pagamento online.

Em último caso, faça o bloqueio dos serviços

Se o cliente não pagar pela compra ou pelo produto adquirido, mesmo após o contato e acordo estabelecido, o indicado é tomar providências mais rígidas, como bloquear novos envios, interromper o serviço, ou ainda acionar a justiça. Dessa forma, você evita mais rombos no caixa da empresa. É muito importante que todas as medidas cabíveis sejam aplicadas, pois se o problema não for resolvido, pode provocar dores de cabeça para a companhia, como a falta de pagamentos de despesas fixas por causa do fluxo de caixa que foi prejudicado. E por mais que o empresário ache que o atraso de uma conta não prejudicará seus negócios, vale lembrar que o acúmulo de problemas pode tornar a dor de cabeça sem fim.

Com estes passos simples, certamente sua empresa terá a inadimplência controlada, e o melhor, não terá o fluxo de caixa afetado. É fundamental que a companhia leve a sério as dívidas de seus consumidores, pois a falta do pagamento pode comprometer a saúde financeira de sua empresa e acarretar até mesmo no fechamento e na falência da organização.

E você, gestor, como faz para controlar os clientes inadimplentes da sua empresa? Compartilhe com a gente e siga nossas dicas!

A Priority Patrtners, e seus parcerios como a Artsoft Sistemas possuem ótimas ferramentas de controle financeiro para sua empresa. Consulte-nos!!

Bons negócios e fica a dica!

Equipe Priority Patrtners

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Diagrama de Ishikawa

Esta é uma importante ferramenta para analisarmos as causas e efeitos de um problema. Foi desenvolvido por Kaoru Ishikawa e também é conhecido por Diagrama Espinha de Peixe (devido ao seu formato), Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama 6M.

Seu criador tinha em mente o seguinte conceito: fazer com que as pessoas refletissem sobre as causas ou razões de um problema e as consequências destas.

Uma aplicação prática é o seu uso como uma das ferramentas de controle de qualidade, que leva em consideração 6 itens que começam pela letra M (daí o nome 6M):

  • Mão de Obra – A causa dos problemas pode ser oriunda de mau treinamento, imprudência, desleixo, má qualificação do funcionário ou até mesmo a pressa.
  • Método – Problemas podem ocorrer devido à metodologia incorreta aplicada.
  • Matéria-prima – A matéria prima utilizada no trabalho pode ser a causa de problemas, seja pela inconformidade técnica ou pela qualidade.
  • Meio Ambiente – Um meio ambiente inadequado pode ser a causa de muitos problemas. Alguns exemplos: pouco espaço, calor ou frio excessivos, poluição, localização física e até ergonomia.
  • Medida – Referente às decisões tomadas em relação ao processo. Uma decisão certa ou errada pode significar o sucesso ou fracasso de um projeto.
  • Máquinas – Máquinas e equipamentos podem ser a causa de vários problemas, por exemplo: defeitos, falhas, falta de manutenção, inadequação ao processo ou até mesmo má utilização.

Existem algumas regras para se montar o Diagrama de Ishikawa, tornando assim a análise mais completa e auxiliando bastante o resultado final. Em primeiro lugar, deve-se identificar o PROBLEMA. Com isso e com a equipe já reunida, deve-se realizar um brainstorming (do inglês tempestade cerebral ou de ideias) sobre cada M do problema e definir as causas. É importante que a equipe seja bastante heterogênea para que tenhamos participantes de diversas áreas e assim a chance de analisar corretamente o problema (por vários pontos de vista e perspectivas) aumentará muito.

O seguinte diagrama (semelhante à espinha de peixe) deverá ser montado:

Ishikawa II

Em seguida, deve-se fazer um ranking das causas mais impactantes e seus efeitos (pode-se incluir também subcausas). De posse destas informações, determinar um plano de ação para correção, com responsáveis pelas soluções propostas e prazo para conclusão (muito importante). Muitas ações podem depender de 2 ou mais áreas da empresa e outras reuniões mais técnicas e específicas deverão ser feitas entre as partes, no sentido de otimizar o tempo dos envolvidos e direcionar o foco das soluções.

Com as causas e subcausas mapeadas, finalizar o diagrama indicando-as para uma apresentação mais formal e divulgar a todos os envolvidos, inclusive com os nomes dos responsáveis e os prazos definidos, para que haja maior comprometimento de todos.

O Diagrama de Ishikawa não reinventou roda, ou seja, ele não revolucionou a forma com que lidamos com os problemas. Porém, entendemos que ele é um grande facilitador e organizador de ideias, otimizando o planejamento estratégico das soluções. A ferramenta gráfica é muito intuitiva e de fácil leitura. Além disso, não há restrição às ações dos participantes quanto às propostas a serem apresentadas. Com isso, não é à toa que ele é considerado por muitos uma das ferramentas mais eficazes no controle de qualidade das empresas. Vale ressaltar que o objetivo não é eliminar os sintomas do problema, mas sim suas causas diretas.

Uma desvantagem desta ferramenta seria a limitação de análise de um problema por vez, além de não apresentar comparativo histórico ou quadro evolutivo. A documentação precisa estar muito amarrada ao diagrama.

De uma forma geral e conclusiva, há uma contribuição na melhoria dos processos e do trabalho em equipe pois, além da revisão contínua dos mesmos, há o estímulo à discussão e ao trabalho colaborativo, que agregam muito valor ao ambiente corporativo.

A Priority Partners, através de seus projetos de consultoria, pode ajudar sua empresa na solução dos mais variados problemas utilizando técnicas como o Diagrama de Ishikawa. Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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