Estima-se que o funcionário médio de qualquer empresa passa até 90% do seu tempo se comunicando. Nos dias de hoje, com os avanços constantes da tecnologia, são muitos os meios nos quais podemos nos comunicar: email, SMS, mensagens de voz, whatsapp, telefone e verbalmente, frente a frente emissor e receptor da mensagem.
Porém, vale ressaltar que se não nos comunicarmos com eficiência e clareza, nenhuma tecnologia existente nos ajudará a transmitir nossas mensagens. A comunicação nada mais é do que o processo de transmitir uma informação desde que haja compreensão do receptor. Se não houver compreensão, não ocorre a comunicação.
Atualmente, muitos problemas que as empresas enfrentam estão baseados na comunicação ruim (ou até mesmo na falta da mesma). E com a mesma facilidade que podemos nos comunicar, muitas vezes também podemos nos perder através dela. Uma grande barreira na comunicação das empresas é a cultural. As corporações são compostas por funcionários/prestadores de serviço de diferentes níveis, tanto sociais quanto intelectuais. Cada pessoa possui valores e ideias diferentes e só isso já basta para que ruídos atrapalhem a comunicação.
A quantidade de informações recebidas, os prazos cada vez mais curtos para as respostas e a pressão diária do ambiente de trabalho também colaboram para uma comunicação não efetiva. Um fato interessante é que 93% da nossa comunicação NÃO é VERBAL. Segundo especialistas, o impacto se dá nesta proporção:
- 55% - Gestos e Expressões Faciais
- 38% - Expressividade da Voz
- 7% - Palavras / Conteúdo
Esse é outro motivo de haver tantos problemas quando nos comunicamos. É preciso muito cuidado e atenção quanto à expressão corporal (postura, gestos e expressão facial). Esta deve acompanhar a fala num processo harmonioso e coerente, com naturalidade e espontaneidade.
Seguem abaixo algumas dicas e sugestões para aprimorar sua forma de comunicação verbal:
- Cliente/Fornecedor não é amigo, é parceiro comercial. A informalidade só pode existir quando permitida entre as partes.
- Diga sempre BOM DIA, BOA TARDE, etc.
- Ao solicitar algo, POR FAVOR.
- Ao agradecer, OBRIGADO.
- Seja BREVE E OBJETIVO.
- Linguajar muito técnico atrapalha mais que ajuda!
- Evite Gírias e Palavrões.
- Saiba ouvir com atenção! Se for necessário, faça perguntas para confirmar o seu entendimento!
- Foco na resposta, responder a tudo que foi perguntado. Atender a tudo que foi solicitado.
- Fale com clareza, não “coma” letras (“Janero”, “Comeno”, “Fazeno”)!
- Mais algumas dicas, relacionadas ao envio/recebimento de emails, algumas se repetindo em relação à comunicação verbal:
- Utilize PREZADOS (AS), SR., SR(A) ao iniciar.
- Ao solicitar algo, POR FAVOR.
- Ao agradecer, OBRIGADO.
- Utilizar “Atenciosamente” na assinatura do e-mail (e ser realmente atencioso(a) nos emails).
- Seja BREVE E OBJETIVO.
- Verifique sempre a ORTOGRAFIA E GRAMÁTICA.
- Envie com Cópia Oculta (CCo) se for o caso.
- Não responder a todos se a resposta não for para todos.
- Foco na resposta, responder a tudo que foi perguntado. Atender a tudo que foi solicitado.
- E-mail grande ninguém lê.
- E-mail confuso ninguém lê.
- Nunca responder de cabeça quente!
- Cuidado ao copiar remetentes indevidos.
- Às vezes, vale a pena levantar da cadeira e conversar ao vivo ao invés de mandar e-mail.
- E-mail não é SMS!!!
- Não esquecer o Anexo.
- E-mail enviado é e-mail lido!!! Cuidado com o que se escreve!
- Organize sua caixa de entrada!!!
- Utilize o gerúndio adequadamente (“eu vou estar lendo seu email”)!
Como dicas gerais, seguem mais algumas que valem para ambos os casos:
- Se a solução estiver fora de sua alçada, não se comprometa com uma resposta. Peça um tempo para responder e consulte seu chefe. Nunca minta/omita informações, pois a mentira tem pernas curtas!
- Ao fornecer prazos ou custos, seja coerente, utilize margens de segurança. Pela Lei de Murphy, se algo pode dar errado, dará!
- Seja gentil, mesmo que não sejam com você. Respire fundo e compartilhe o caso com seu chefe. Nunca responda de cabeça quente!
- Seja assertivo!
Fica a dica e bons negócios!!
Equipe Priority Partners.