Ambiente Corporativo, Consultoria, Contabilidade, Controle, Financeiro, Geral, Gestão, Processos
Continuando o post anterior, temos mais algumas observações importantes a respeito dos créditos.
Ao tratar da conciliação de cartões de crédito ou débito, temos que nos atentar que há pelo menos 4 informações que precisam estar em total sintonia:
- O total vendido nessa modalidade (obtido através do somatório dos comprovantes que ficam em poder do estabelecimento ou de um totalizador que pode ser emitido no fim do dia no POS).
- O total vendido informado no site da administradora de cartões, que deve ser exatamente igual ao item 1.
- O total que a administradora informa que será creditado no banco a partir das vendas realizadas.
- O total creditado no banco nas datas informadas no item acima.
As empresas normalmente não fazem a checagem neste nível de detalhamento, o que possibilita haver erros e divergências entre o valor esperado e o valor creditado (muitas vezes nem se sabe o valor esperado, tornando impossível a tarefa de conciliação). Isso se dá pelo fato das administradoras muitas vezes debitarem tarifas (algumas até discutíveis) no valor das parcelas dos cartões ou ainda pelo chargeback, que é o cancelamento de uma venda feita com cartão de débito ou crédito. Normalmente ele acontece por dois motivos:
- O não reconhecimento da compra por parte do cliente;
- Quando, por algum motivo, a transação não obedece aos regulamentos previstos em contrato.
Em outras palavras, a venda ocorre normalmente e depois descobre-se que o crédito não será realizado pois a compra foi considerada inválida. Caso o valor já tenha sido creditado para a empresa, ele é estornado/debitado.
Sem um devido controle, a empresa muitas vezes nem consegue saber que ocorreram estes casos e fica no prejuízo. Por isso, há programas no mercado para facilitar a tarefa de conciliação de cartões, normalmente utilizados por empresas que possuem grande movimentação desta forma de pagamento.
Vamos agora abordar os débitos:
Pagamentos Diversos
Este item engloba as despesas recorrentes (despesas fixas), despesas variáveis, pagamentos a fornecedores, entre outros. Normalmente são todos previstos e registrados em sistema, ainda que como previstos. Sua quitação correta no dia efetivo do pagamento torna a atividade da conciliação facilitada.
Tarifas Gerais
Algumas tarifas bancárias são mensais com data fixa para débito e outras podem ser inesperadas, como renovação de limite de crédito e atualização cadastral. Quanto mais “preparado” o sistema estiver, mais fácil será conciliar.
Juros e parcelas de empréstimos
Também são débitos previstos e podem ser previamente registrados, seguindo a mesma orientação dos tipos acima.
Tratamento Contábil
Muitas empresas possuem um departamento contábil internalizado, normalmente as que estão enquadradas do regime de Lucro Real. Nestes casos, há mais uma preocupação na conciliação: além do saldo em sistema e do banco, o saldo contábil também precisa estar conciliado, com todos os eventos econômicos devidamente registrados. Para as empresas que possuem contabilidade terceirizada, a preocupação é que toda informação chegue clara e correta nas mãos do contador para que ele possa registrar os lançamentos contábeis e também realizar a conciliação. Chamamos este processo de “bater o saldo contábil com o extracontábil”.
Os gestores financeiros devem conferir a conciliação bancária diariamente, pois estamos tratando de um importante ativo das empresas e fonte possível de atos ilícitos por parte de funcionários. A mesma importância deve ser dada aos estoques.
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Boa semana e fica a dica!
Equipe Priority Partners.
