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Desafios de pequenas empresas que desejam crescer

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1 de agosto de 2015

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Prezados leitores. Essa semana seguimos postando artigos de nossos parceiros estratégicos. O autor do post de hoje é o Sr.Marcos Leite, sócio da empresa Artsoft Sistemas desde 1996, responsável pela área de Marketing e Vendas da empresa. Boa leitura!

Desafios de pequenas empresas que desejam crescer

Colocar como meta o crescimento da própria empresa já é, por si só, uma grande decisão. Mais trabalho, mais desafios, mais riscos estão envolvidos, o que exige uma boa dose de planejamento e a utilização de estratégias que sejam adequadas ao mercado e à realidade da pequena empresa.

Mesmo que pareça uma jornada difícil, é gratificante ver os resultados surgindo aos pouquinhos, o esforço sendo recompensado e as pessoas acreditando ainda mais no sucesso. Dessa forma, superar desafios torna-se muito mais recompensador, por isso vamos te dar uma mão na parte principal, que é identificar esses desafios e saber como superá-los.

Planejar-se para o futuro

Muitos pequenos negócios acontecem sem planejamento, pela necessidade ou ainda pela oportunidade. Mas chega um momento em que pensar no futuro é crucial para a continuidade do negócio, o que se torna um desafio para pequenas empresas que desejam crescer. Para superar esse obstáculo, prepare-se com cursos da área de gestão, busque conhecimento através de livros e converse com pessoas que já tenham passado pelo mesmo que você.

Ver a concorrência como inspiração

O mercado é abrangente e os concorrentes são muitos, mas será que eles são realmente inimigos? Se os seus produtos e serviços forem de qualidade, não há porque temer, sua fatia de mercado estará garantida. Ao invés de correr da concorrência, observe as práticas dela e inspire-se para tornar seus serviços e produtos ainda melhores. Certamente há coisas que ela faz melhor que você, assim como existem coisas que você faz melhor do que ela.

Ter metas financeiras e cumpri-las

Uma parte importante do planejamento para o crescimento da pequena empresa é o financeiro. É através dele que você pode reinvestir em seus negócios e ampliar sua atuação. Portanto, crie metas financeiras de curto, médio e longo prazo e faça um controle apurado do seu fluxo de caixa para poder utilizar o dinheiro que entrar e fazer com que sua empresa caminhe rumo ao sucesso.

Ter políticas de gestão de pessoas atrativas

Pequenas empresas sofrem com a falta de recursos para oferecer melhores condições de trabalho, como salários mais altos e benefícios compatíveis com os grandes empreendimentos. Mas é possível atrair e reter talentos com outras estratégias, como horário flexível de trabalho, jornada reduzida, um dia a mais de folga a cada 15 dias, ambientes de descontração, como biblioteca ou ainda parceria com academias de ginástica. Pense fora do comum e oferte aquilo que as pessoas buscam, um ambiente de trabalho bom e qualidade de vida.

Manter a qualidade de acordo com o crescimento

De nada adianta fazer sua empresa crescer e pecar no atendimento ao cliente ou ainda perder a qualidade dos produtos e serviços. Dessa forma, cresça com consciência, estipulando um controle de qualidade para verificar se o crescimento é sustentável do ponto de vista da satisfação do cliente. Se for necessário, cresça mais devagar, mas com a segurança de estar ofertando o melhor que a sua empresa pode para os clientes. Assim você gera engajamento, fidelização e mais vendas.

Sua pequena empresa está passando por uma situação de crescimento? Quais desafios você tem encontrado ao longo dessa jornada? Compartilhe conosco nos comentários!

A Priority Partners é especialista em planejamento estratégico e em controles gerenciais. Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Gerenciamento do Tempo

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25 de julho de 2015

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Nos dias atuais, uma das maiores reclamações que escutamos das pessoas é a falta de TEMPO. Seja para lazer, para fazer exercícios, para viajar, para executar tarefas no trabalho ou até para dar atenção aos filhos, cada vez fica mais complicado gerenciar tantas tarefas e conseguir harmonia e equilíbrio em nossas vidas.

No atual mundo globalizado, realmente o tempo tornou-se peça fundamental para tomada de decisões, para disseminação de informações e há uma pressão imensa para entrega de resultados satisfatórios, em prazos e qualidade muitas vezes difíceis de serem alcançados.

Normalmente, pessoas mais organizadas costumam gerenciar melhor seu tempo. Reunimos aqui algumas dicas importantes que podem ajudá-lo nessa difícil tarefa:

Defina suas prioridades – Seja na vida pessoal ou profissional, precisamos atuar com metas pré-estabelecidas. E através delas podemos criar prioridades para as tarefas, classificando-as por exemplo de acordo com a importância ou urgência. Essa ação vai colaborar diretamente na execução das mesmas, além de manter o foco.
Reuniões – muitas vezes são importantes e necessárias, mas tomam muito tempo. Para uma maior efetividade, prefira reuniões com número de participantes mais reduzido (se possível) e faça ata on line, para que ao final da reunião, a mesma já seja distribuída com as tarefas e prazos para cada envolvido. Pautas pré-enviadas para preparação dos participantes também agrega muito valor.
Smartphone – Esses excepcionais dispositivos vieram para facilitar nossa vida, mas também carregam com eles muitas distrações, como redes sociais e outros aplicativos. Defina horários para utilizar seu smartphone
Organização do local de trabalho – Uma mesa de trabalho deve ser organizada de forma que os documentos e outros itens estejam arrumados de forma harmoniosa e de fácil localização. Isso ajuda a poupar tempo nas tarefas que ainda dependem de papel físico, por exemplo. O mesmo vale para a organização das pastas em seu computador.
E-mails – Defina horários para checar seus e-mails, por exemplo, de hora em hora, a cada término de tarefa ou outros intervalos. A verificação contínua dos e-mails pode ser prejudicial para manter o foco em atividades e é umas das maiores causas de distração no trabalho.
Faça um planejamento diário de suas atividades. Uma simples lista pode ajudar muito na sua organização diária. Tente monitorar o que já foi realizado no meio do dia para ver se você conseguirá atingir ao objetivo ao final do mesmo.
Não adie tarefas! Postergar uma execução não agrega valor e só joga o problema para frente. Saiba pedir ajuda, saiba delegar.
Margem de segurança – aprenda a definir prazos com coerência e sempre contando com os imprevistos e percalços diversos. Não se comprometa com prazos que já sabe que não conseguirá atingir.
Concentração – encontre tempo para si mesmo. Mantenha o foco na sua atividade e saiba dizer não caso precise de concentração por algum tempo. As pessoas precisam saber respeitar o seu tempo e o dos demais à sua volta.
Set-up – ao iniciar uma tarefa, faça o maior esforço possível para concluí-la sem interrupções, pois o cérebro leva um certo tempo (set-up) para retomar e concentrar-se na atividade original.
Flexibilidade – saber encontrar o equilíbrio perfeito entre a pressão por prazos e a qualidade de vida é uma tarefa árdua, mas que necessita de flexibilidade. Negocie suas necessidades, fazendo o bom senso prevalecer.

Um bom Gerenciamento do Tempo pode trazer vários benefícios, entre eles: diminuição do stress diário em virtude da melhor divisão do tempo para as tarefas, aumento da produtividade, redução do retrabalho, redução de custos, entre outros.

A Priority Partners é especialista em planejamento estratégico e em execução de projetos baseados em cronogramas. Conte com a gente!

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Inadimplência sob controle em 3 passos

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11 de julho de 2015

- Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Financeiro, Geral, Gestão

Hoje apresentamos mais um post do Sr.Marcos Leite, sócio da empresa Artsoft Sistemas desde 1996, responsável pela área de Marketing e Vendas da empresa. Boa leitura!

Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é a inadimplência de seus clientes. Isso porque com o atraso ou a falta de pagamento dos consumidores, o fluxo de caixa da companhia é prejudicado e causa problemas até mesmo na hora de pagar as contas relativas à empresa, como por exemplo, água, luz, salário dos funcionários, reposição de produtos, entre outras. Confira a seguir passos simples para que as dívidas dos seus clientes não sejam um problema para a empresa.

Mantenha contato com os clientes

Muitas pessoas simplesmente esquecem os prazos de pagamento, seja com a correria da sua rotina ou por mero esquecimento. A empresa pode contatar o consumidor para lembrá-lo da data do vencimento, mas sempre com um tom amigável, de forma a ajudar o cliente a resolver o problema. Dessa maneira, você evita uma parte da questão da inadimplência dos consumidores, já que alguns deles se esquecem do comprometimento que assumiu com a companhia. Um simples contato telefônico pode resolver uma grande parcela das dívidas de clientes com a companhia, seja para lembrá-los ou para negociar o pagamento de modo que seja vantajoso para ambos.

Facilite para seu consumidor

O responsável pelos pagamentos da empresa deve ser transparente em relação a tudo que compreende a negociação do produto ou serviço prestado. Pontos como o valor total da compra, prazos e formas de pagamento, consequências da inadimplência, entre outras questões, devem ser ressaltados ao seu cliente. Para evitar que o consumidor fique em dívida com a empresa, mesmo com todos os pontos esclarecidos, é recomendado que o pagamento seja facilitado com diversas formas, como cartão de crédito ou débito, por exemplo. Outras formas práticas para receber de seus clientes são sistemas online, como o PagSeguro, Moip ou o PayPal. Além de facilitar a forma de pagamento, o consumidor pode pagar sua compra por meio da comodidade proporcionada pela web. Basta ter um cadastro em um destes sites de pagamento online.

Em último caso, faça o bloqueio dos serviços

Se o cliente não pagar pela compra ou pelo produto adquirido, mesmo após o contato e acordo estabelecido, o indicado é tomar providências mais rígidas, como bloquear novos envios, interromper o serviço, ou ainda acionar a justiça. Dessa forma, você evita mais rombos no caixa da empresa. É muito importante que todas as medidas cabíveis sejam aplicadas, pois se o problema não for resolvido, pode provocar dores de cabeça para a companhia, como a falta de pagamentos de despesas fixas por causa do fluxo de caixa que foi prejudicado. E por mais que o empresário ache que o atraso de uma conta não prejudicará seus negócios, vale lembrar que o acúmulo de problemas pode tornar a dor de cabeça sem fim.

Com estes passos simples, certamente sua empresa terá a inadimplência controlada, e o melhor, não terá o fluxo de caixa afetado. É fundamental que a companhia leve a sério as dívidas de seus consumidores, pois a falta do pagamento pode comprometer a saúde financeira de sua empresa e acarretar até mesmo no fechamento e na falência da organização.

E você, gestor, como faz para controlar os clientes inadimplentes da sua empresa? Compartilhe com a gente e siga nossas dicas!

A Priority Patrtners, e seus parcerios como a Artsoft Sistemas possuem ótimas ferramentas de controle financeiro para sua empresa. Consulte-nos!!

Bons negócios e fica a dica!

Equipe Priority Patrtners

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Curva ABC

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20 de junho de 2015

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Prezados leitores, hoje vamos abordar mais um assunto ligado à gestão de estoques e à Logística em geral: a Curva ABC ou Regra 20-80 ou Análise de Pareto. O surgimento dela data de meados do século XIX, quando o economista Vilfredo Pareto, ao fazer um estudo sobre renda e riqueza dos habitantes de uma cidade, percebeu que 20% da população concentrava 80% da riqueza. E com isso desenvolveu seu teorema, que de forma genérica afirma que para muitos fenômenos, 80% dos resultados advêm de 20% dos fatores. Na verdade, essa realidade contraria diretamente o nosso bom senso, pois normalmente esperaríamos uma distribuição mais equilibrada, mas mesmo assim, esse teorema é aplicado em muitas circunstâncias de nossas vidas.

No mundo da Logística, a Curva ABC é uma importante ferramenta para analisar e administrar estoques, levando em consideração a quantidade ou o valor monetário dos produtos. Ela segrega e identifica os itens que demandam maior atenção e requerem tratamento diferenciado. Porém, além da gestão de estoques, ela é usada para definição de políticas de vendas, de compras, classificação de clientes, fornecedores, programação de produção, entre outros.

Um exemplo de classificação dos itens de estoque seria:

A: produtos de maior importância, valor ou quantidade, correspondendo a 20%do total;
B: produtos com importância, quantidade ou valor intermediários, correspondendo a 30%do total;
C: produtos de menor importância, valor ou quantidade, correspondendo a 50%do total;

Vale ressaltar que a classificação dos itens não segue uma regra percentual fixa, pois cada empresa possui suas características intrínsecas e ninguém melhor do que o gestor da área para determinar a melhor classificação de acordo com o critério escolhido.

Vamos exemplificar agora na prática como podemos montar uma Curva ABC. Segue abaixo a tabela de vendas anual de uma loja de produtos masculinos:

Note que a tabela foi ordenada decrescentemente tanto por quantidade vendida quanto por valor total. Dessa forma, podemos obter os percentuais que cada item representa no total vendido, tanto por quantidade quanto por valor. E nas colunas em destaque, consta o valor do percentual acumulado dos itens, até chegar ao totalizador final de 100%. Com estes dados em mãos, podemos avançar na análise para obter a classificação dos produtos ABC. O que fizemos abaixo foi incluir 3 colunas, uma com o percentual de cada item (como são 20 itens, cada um representa 5% do total), uma com o percentual acumulados dos itens, até chegar a 100% e finalmente a classificação ABC. Para determinar se um item é A, por exemplo, verificamos a linha que contém 20% dos itens acumulados. Note que o % do valor acumulado ficou em 85% e o % acumulado de quantidade vendida ficou em 79%, mostrando bem a realidade 20/80. Portanto, estes 4 itens estariam classificados como A, e necessitariam de uma maior atenção dos gestores pois representaram 85% das vendas da empresa, um número bastante expressivo. Essa análise poderia ser por rentabilidade dos produtos. Fatalmente produtos que constavam como tipo A poderiam ser deslocados para o tipo B e assim por diante. Com isso, podemos notar quão poderosa é essa ferramenta de análise. Muitas decisões estratégicas podem ser tomadas a partir dela.

Para facilitar ainda mais seu entendimento, seguem abaixo os gráficos referentes a estas 2 análises:

A Priority Partners, através de seus projetos de consultoria, é especializada em gestão de estoques. Conte com a gente e aprimore os controles de sua empresa! Boa semana e fica a dica! Equipe Priority Partners. www.p1p.com.br

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Conceitos básicos de Orçamento

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14 de junho de 2015

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Um bom planejamento é a base de qualquer atividade e o instrumento mais conhecido para o planejamento financeiro é o Orçamento. A definição do verbo orçar no Dicionário Houaiss é: “Calcular ou estimar o preço, o valor de” e de Orçamento é: “Avaliação ou cálculo aproximado do custo de”.

Trazendo esta realidade para o mundo dos negócios, a definição de orçamento na nossa visão seria: “O processo de estimar receitas e despesas de um determinado projeto ou empresa para fins de planejamento e controle”. O Orçamento, por definição, lida com valores estimados ou aproximados, isso significa que o objetivo do mesmo não é prever o futuro, mas sim possibilitar o pensamento/planejamento sobre possíveis cenários futuros. Como vamos ver em breve, há vários jeitos para estimar os valores e vários tipos de orçamentos. Nessa dica, vamos discutir os mais conhecidos: Orçamento base histórico (OBH) e Orçamento base zero (OBZ).

OBH

OBH como o nome mesmo sugere é baseado no histórico de vendas, custos e despesas da empresa ao longo de um período passado determinado (normalmente de 12 meses). Para a elaboração de um OBH precisamos identificar eventos que vão ocorrer durante o próximo período: expansão (nova sede, novas lojas, etc.), manutenções diversas (obras, etc.), novos colaboradores, novos produtos, expansão/retratação do mercado, mudanças salariais, etc. Usando estas informações como premissas vamos tentar prever o desempenho da empresa no próximo período. As vantagens dessa técnica são: a rapidez da elaboração e o fato que não é necessário envolver todos gestores na elaboração do orçamento. É importante ressaltar que devem ser levados em consideração a sazonalidade e outros fatores que podem afetar a demanda para os produtos/serviços. As limitações do OBH são:

Assume-se que todas as funções/variáveis atuais não sofrerão mudanças no futuro;
Assume-se que o resultado passado pode servir como base para prever o futuro, mas nem sempre essa premissa é válida.

OBZ

Esse orçamento não considera nenhuma premissa baseada no desempenho passado da empresa, por isso chama-se base zero. O OBZ deve considerar as despesas baseadas em cada processo e atividade para atingir as metas estipuladas pela diretoria. Um ponto importante é que todas as despesas orçadas pelos gestores de cada área devem ser discutidas e pré-aprovadas. O OBZ leva muito mais tempo para ser elaborado pois , além de ser mais complexo, questiona todos os aspectos da atividade atual da empresa e sua estrutura. Por essa natureza ele é mais utilizado em reestruturação de empresas.

A escolha do método vai depender muito da situação atual da empresa e das limitações de recursos para elaborar o orçamento. Podemos também pensar em modelos híbridos onde somente algumas partes do Orçamento são feitas na base zero e os outras baseadas em seus valores históricos.

É de suma importância acompanhar e comparar o Orçamento com o resultado real da empresa pois assim podemos:

Entender a situação atual à luz do que foi planejado;
Criticar as premissas utilizadas para montar o Orçamento;
Controlar os custos estipulados no orçamento e agir rapidamente em caso de descontrole.

Normalmente, o que não podemos medir, não conseguimos controlar! E sem controle e planejamento, o caminho para o fracasso é muito curto.

A Priority Partners é especialista em criação de modelos orçamentários e acompanhamento de resultados através de relatórios gerenciais.

Boa semana e fica a dica!

Equipe Priority Partners.

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Empresas familiares

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20 de março de 2015

- Ambiente Corporativo, Consultoria, Geral, Gestão

As empresas familiares são caracterizadas por possuírem membros de pelo menos 2 gerações de uma mesma família. Há diversos cases de mercado com empresas familiares de muito sucesso, que se perduram por décadas, mas há também cases clássicos de empresas que afundam por conflitos internos e problemas familiares. Neste post, vamos mostrar pontos fortes e fracos destas empresas e dissertar sobre alguns destes. Sabemos que não é possível generalizar todos os casos, mas vamos apresentar o que a Priority Partners já vivenciou ao longo de sua história gerenciando esses tipos de empresas. Pontos fortes:

Forte lealdade aos princípios e ideais da empresa;
Elevada dedicação e forte envolvimento pessoal;
Elevada confiança mútua e autoridade reconhecida;
Maior proximidade dos sócios com o quadro de funcionários;
Processo decisório mais rápido, maior agilidade nos movimentos;
Comunicação mais aberta e informal;
Fundador normalmente é uma figura inspiradora, pela sua história de sucesso;

Pontos fracos:

Muitas vezes a emoção domina a razão;
Conflitos familiares se sobrepondo aos interesses gerais da empresa;
Figura do fundador muito centralizadora, podendo atrapalhar as atividades;
Processos arcaicos de gestão;
Despreparo dos descendentes ou os mesmos são “obrigados” a exercer papéis aos quais não receberam devido treinamento;
Má condução da sucessão;
Pagamentos e contas pessoais misturados com os da empresa;
Papéis não definidos adequadamente e muitas vezes as responsabilidades se cruzam, criando atritos desnecessários;
Resistência à profissionalização da empresa;
Informalidade e falta de disciplina (processos).

As empresas familiares são um capítulo à parte no mundo dos negócios. Há muita literatura específica e nosso objetivo não é um aprofundamento do assunto, mas simplesmente introduzir uma ideia que possa ser refletida por você, nosso querido leitor. Em relação aos pontos descritos acima, hoje vamos focar em 3 que consideramos primordiais: Sucessão, Separação de contas pessoais das contas da empresa e a Profissionalização. A Sucessão é de extrema importância, pois a empresa/família precisa entender se os seus sucessores querem esão capazes de gerir e dar continuidade ao negócio. A sucessão passa por formação, treinamento, , mentoring, identificação de habilidades (no caso de mais de um herdeiro postulante à gestão principal). A passagem de bastão talvez seja uma das tarefas mais árduas dentro da gestão de empresas familiares. A figura centralizadora do patriarca pode dificultar muito essa renovação de ciclo, pois está ligada a fatores psicológicos como perda de poder, percepção de idade avançada e sensação de inutilidade/descarte. Nesse ambiente, a própria resistência natural humana torna-se um complicador do processo, além, é claro, das disputas de poder entre os herdeiros, quando for o caso. Por último, há ainda a questão da transmissão dos valores, pois sem um comprometimento forte dos herdeiros, pode haver uma descapitalização da empresa executada pelos mesmos em desfrute próprio, um dos principais motivos para a falências destas empresas. Portanto, a Sucessão precisa ser bem conduzida, e muitas vezes, empresas especializadas são contratadas para este complexo projeto. Outro problema grave que encontramos em muitas empresas familiares é a mistura de pagamentos da família com os da empresa. Quando falamos de família, estamos considerando pagamentos pessoais como escola dos filhos, aluguel, combustível, etc. Isso atrapalha muito o gerenciamento do fluxo de caixa da empresa, gera confusão e até problemas familiares no caso de atraso de um pagamento, por exemplo. É muito importante separar o fluxo de caixa da empresa do fluxo de caixa da família. Os filhos e demais dependentes devem receber um valor mensal (pró-labore quando efetivamente trabalharem) e gerenciar suas próprias contas. Já a Profissionalização esbarra na questão cultural: “Sempre fizemos assim!”. Também há uma resistência natural para aplicação de novas técnicas, controles mais eficientes e muitas vezes até para implantação de um sistema eficiente de gestão, como o ERP. Na questão dos processos, normalmente os mesmos não estão mapeados e não há clareza na divisão setorial da empresa. Hoje, mais do que nunca, a competividade está muito acirrada, muitas vezes num nível global e a Profissionalização torna-se fundamental para identificação de gargalos, redução de custos, melhor planejamento de produção, melhor gestão de estoque e fluxo de caixa, entre outros. A Priority Partners possui ampla experiência nesse âmbito com empresas familiares. Fica a dica e bons negócios!

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