Ambiente Corporativo, Consultoria, Controle, Geral, Gestão, Planejamento, Qualidade
Prezados leitores, hoje falaremos de mais um assunto da área de Gerenciamento de Projetos. Além do custo e dos recursos (e de outras variáveis), o controle do tempo em um projeto é extremamente crítico para que os objetivos sejam alcançados.
O Gráfico ou Diagrama de Gantt foi idealizado por Henry L. Gantt em 1917 e seu intuito era proporcionar um método ideal para exibir o status de um projeto. Ele é uma representação gráfica do tempo dedicado a uma determinada tarefa de um projeto específico, sendo especialmente útil para mostrar a relação entre o tempo gasto e o volume de trabalho envolvido e comparar o planejado com o realizado. Hoje em dia esta ferramenta é amplamente utilizada em diversos projetos e já existem até programas como o Microsoft Project que, entre outras funções, permite montar um Diagrama de Gantt com bastante eficiência.
Se considerarmos que para o desenvolvimento de um projeto devemos efetuar uma série de tarefas simultâneas ou consecutivas, o Diagrama de Gantt nos permite mostrar a evolução no tempo das tarefas de forma gráfica e com bastante didática.
Como elaborar um Diagrama de Gantt
Em termos práticos, para apresentar um Diagrama de Gantt, precisamos das seguintes informações:
- Nome do Projeto;
- Atividades (tarefas) do projeto;
- Data de início de cada tarefa;
- Tempo previsto para conclusão de cada atividade;
- Recurso previsto para conclusão de cada atividade;
- Relação de dependência entre as tarefas (para evitar que se aloquem recursos em uma atividade antes do tempo ou uma atividade seja prevista para iniciar antes da sua precedente);
- Marcos – são datas chaves de entregas importantes do projeto, que deverão estar destacadas no gráfico.
No exemplo abaixo, apresentamos um Diagrama de Gantt que foi montado para controlar a reforma de um galpão da empresa XYZ. Ele foi elaborado em Excel, onde cada tarefa representa uma linha, enquanto que as colunas seguintes representam a duração de cada tarefa, a data de início, a data de término e o percentual concluído de cada tarefa. Com a tabela montada, utilizamos a formatação condicional para definir as cores (preto = concluído e azul = em andamento). Todos os dados na cor azul são premissas que podem ser editadas pelo usuário. Já os dados na cor preta são valores calculados por fórmulas e não editáveis. Há tarefas interdependentes, como por exemplo a tarefa 2 (Aprovar orçamento), que só pode ser iniciada após o término da tarefa 1 (Solicitar 3 orçamentos). Notem que a data de início da tarefa 2 é igual ou posterior à data de término da tarefa 1. A lista é concluída com a última tarefa do projeto (Executar pagamento à empreiteira). Com isso, temos todas as tarefas listadas e na parte de cima elaboramos um resumo do projeto, com a data de início, de término, a data de hoje (apresentada no diagrama como uma linha tracejada em vermelho), o total de dias para concluir o projeto e o percentual completo, mostrado na barra horizontal na parte superior do diagrama. Os finais de semana aparecem como barras verticais na cor cinza, separando os dias úteis dos sábados e domingos. Para aprimorar a apresentação, poderiam ser utilizadas várias cores para destacar tarefas, recursos específicos ou marcos importantes. Nesse projeto simples, isso não foi necessário.
Vantagens de utilização
- Ótima ferramenta para planejar e comunicar o status do projeto;
- Ideal para controlar projetos de pequena complexidade. Para projetos maiores, deve-se utilizar softwares específicos e mais robustos.
- Simples confecção e entendimento;
- É possível saber com precisão a data de início e término planejada ou definida para cada uma das atividades do projeto.
Desvantagens de utilização
- Por ser tão simplista, precisa ser utilizada em conjunto com outras ferramentas de controle de projetos, pois não informa escopo, custos, entre outras informações;
- Quando o volume de interdependências entre as atividades é muito elevado, o gráfico não fica tão claro.
Existem várias formas para controlarmos um projeto. Porém, caberá ao Gerente de Projetos definir quais são as ferramentas mais adequadas e aderentes à equipe, seja pelo aspecto didático, gráfico, de quantidade de informações ou de acordo com o tamanho do projeto. O mais importante a se considerar é o planejamento bem feito, assim como a execução, no intuito de atingir os objetivos do projeto.
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Boa semana e fica a dica!
Equipe Priority Partners.