Consultoria, Financeiro, Geral, Gestão

Esta semana falaremos de um assunto bastante específico ligado ao SCM (Suply Chain Management), tema já discutido em uma dica anterior. Como seu teor é muito abrangente, vamos partir em várias dicas, para em breve retornar com outras abordagens relacionadas. O Picking ou Order Picking nada mais é do que processo de retirar produtos dos estoques, para consolidar carga para um determinado cliente. Quando você vai ao supermercado com uma lista de compras, ao pegar um produto na gôndola, você está realizando um Picking. Intuitivamente, você sabe que se sua lista (Picking List) estiver de acordo com a disposição física dos produtos e se você percorrer o caminho de acordo com essa lista, seu tempo dentro do estabelecimento vai diminuir bastante. Você também sabe que deve deixar os itens de geladeira por último, em função da perecibilidade. E também sabe que os itens mais pesados devem ficar por baixo, para não danificar os itens mais leves e frágeis. É uma analogia perfeita com o que acontece nos grandes armazéns, porém, incluiremos alguns tópicos para abordar melhor o assunto. A atividade de Picking pode ser definida como “a atividade responsável pela coleta do mix correto de produtos na área de armazenagem, em suas quantidades corretas, para satisfazer às necessidades do consumidor”. Tal atividade dentro de um armazém é considerada como uma das mais críticas, pois há um alto custo de mão-de-obra associado. Aliado ao custo, essa atividade influencia de maneira substancial o tempo de ciclo do pedido, ou seja, o tempo entre a recepção de um pedido e a entrega correta dos produtos ao cliente final. O aumento progressivo das necessidades (e exigências) dos consumidores e da competição resultou em diversas consequências para a atividade de armazenagem. Tais consequências podem ser traduzidas em tendências gerais que são observadas em diversos setores:

• Proliferação do número de SKU’s (Stock Keeping Unit ou Unidade de Manutenção de Estoque): as maiores exigências dos clientes aumentaram os números de produtos que as empresas trabalham atualmente, aumentando área de armazenagem, entre outros;
•  Aumento do número de pedidos: os clientes passaram a trabalhar cada vez mais em filosofias de ressuprimento contínuo (Just in time), com o objetivo de diminuir seus níveis de estoque (e consequentemente de capital necessário para tal). As menores quantidades de lote implicam em um aumento no número de pedidos ao longo do tempo;
• Concentração em Grandes Armazéns: o paradigma da presença local já deixou de existir há tempos. Os CD’s (Centros de Distribuição) substituíram com sucesso os diversos armazéns, concentrando estoques e obtendo reduções de custo com a consolidação de carga;
• Entrega para o dia seguinte: exigência cada vez maior pela diminuição do tempo de ressuprimento para os clientes;
• Imagem – com exigências cada vez maiores e sites para reclamação de clientes como “Reclame aqui” e outros, faz-se necessário melhorar cada vez mais o serviço para evitar problemas com a imagem da empresa.

Além dessas tendências, as empresas perceberam a importância da utilização do serviço como diferencial de valor agregado em seus produtos. A qualidade do produto é um pré-requisito e serviços como entrega em domicílio e vendas pela Internet aumentaram o nível de exigência e produtividade das atividades de armazenagem e transporte. Dessa forma, a atividade de Picking deve ser flexível para assegurar uma operação dentro das necessidades determinadas pelo cliente, utilizando sistemas de controle e monitoramento que suportem os níveis de serviço e qualidade requeridos. Com a alta complexidade desta tarefa, surgiram vários princípios para otimizar os sistemas de Picking. Independentemente do tamanho, volume, tipos de estoque, necessidades do consumidor e tipos de sistemas de controle da operação do armazém, existem certos princípios que se aplicam bem em qualquer atividade de Picking. São princípios que devem guiar o posicionamento dos produtos dentro da área de armazenagem e o fluxo de informações e documentos. 1. Priorizar produtos de maior giro – através de relatórios (como a curva ABC), podemos determinar quais produtos possuem maior giro (entrada e saída no estoque) e assim posicioná-los no armazém de forma otimizada, ou seja, nas posições de mais fácil acesso para os operadores e de mais fácil ressuprimento e expedição. Essa idéia deverá orientar fortemente a disposição física dos produtos no armazém. 2. Nas empresas que ainda usam papel no processo de Picking, é importante utilizar documentações claras e de fácil operacionalização – um documento de Picking deve fornecer instruções específicas para o operador de modo a facilitar a atividade de separação de produtos. Deve conter apenas as informações relevantes: localização do produto, descrição e quantidade requerida. Além disso, tais informações devem estar destacadas no documento, de modo a facilitar a leitura. Uma preocupação maior com a preparação dessa documentação diminui o tempo de leitura e de procura de produtos por parte do operador, diminuindo o tempo da atividade. 3. Organizar os pedidos de acordo com as configurações físicas – é necessário que cada pedido enviado para a área de Picking seja configurado de acordo com as restrições de localização dos produtos. Ou seja, na etapa de geração do documento de Picking, as listagens devem ser preparadas de forma a diminuir a movimentação do operador, além de observar a proximidade de produtos. 4.  Manter um sistema eficiente de localização de produtos – um sistema eficiente de separação de pedidos necessita de um sistema de localização de produtos muito acurado. Com a padronização de endereços para a localização de produtos, sinalização adequada do armazém e utilização de tecnologias que acelerem a identificação de uma posição, é possível reduzir o tempo de procura de um produto para frações de segundos, acelerando a atividade de separação de pedidos. 5. Os operadores devem ser avaliados pelos erros – para que sejam evitados erros na separação de pedidos (produtos incorretos ou quantidades incorretas de produtos), os operadores devem ser avaliados por sua performance (tanto velocidade para separação quanto exatidão nas quantidades e especificações). Qualquer desvio em torno de uma meta aceitável deve ser analisado, identificando-se as causas, sejam elas no sistema ou no operador. 6. Evitar contagem de produtos durante a coleta – A contagem de produtos aumenta substancialmente o tempo de separação de pedidos. Tal atividade pode ser evitada com soluções simples, como soluções de embalagens. Por exemplo, se um operador necessitar separar 1000 unidades de um determinado produto, e se tal produto estiver agrupado em embalagens de 100 unidades, certamente agilizaria seu trabalho. Além disso, ajudaria a eliminar erros na separação. Esta ação depende de uma análise profunda dos pedidos para verificação de tendências de quantidades. 7. Eliminação de documentos em papel – Qualquer documento em papel toma demasiado tempo na atividade dePicking. A informação escrita deve ser lida, interpretada e algumas vezes comparada com algum sistema de controle, o que tipicamente resulta em erros. Tecnologias foram desenvolvidas para reduzir e até eliminar o fluxo de papéis, incluindo leitores de código de barras, sistemas de reconhecimento de voz e terminais de rádio frequência. Pela breve exposição acima, podemos entender que a atividade de Picking é extremamente complexa e motivo pelo qual as empresas recebem grandes partes de suas reclamações (pedidos errados, sejam por quantidades ou mesmo referências de produtos, seja por atraso nas entregas e demais motivos relacionados a esta atividade). Muitas empresas já trabalham com sistemas de Picking 100% automatizados. Porém, nem todos conseguem alcançar esse nível avançado, pois requer altos investimentos em máquinas e sistemas de controle. Por isso, ainda há muitas operações manuais e torna-se fundamental um planejamento detalhado desta atividade, através de mapeamento de processos, implantação de sistemas de controle e treinamento constante das equipes. A Priority Partners traz essa experiência para sua empresa. Fica a dica e bons negócios!!