Quando se fala de LGPD, a maioria dos empresários pensa no site, no formulário de contato, no cookie. Pouca gente pensa no financeiro. E é justamente lá que fica boa parte dos dados pessoais da empresa.
Faça o teste. Abra a pasta do financeiro e olhe o que tem ali. CPF, endereço e conta bancária de cada funcionário. Salário de todo mundo. Atestado médico que veio junto com a folha. Cadastro de clientes pessoa física, com CPF e telefone. Chave PIX e dados bancários de fornecedores que são autônomos. Tudo isso é dado pessoal, e a lei se aplica a ele.
Onde o risco costuma estar
Nos clientes que atendemos, os problemas mais comuns não são ataques sofisticados. São coisas do dia a dia.
Planilha que circula por e-mail e WhatsApp. A planilha da folha vai para o contador por e-mail, volta com ajuste, vai para o sócio pelo WhatsApp. No fim do mês existem cinco cópias dela, em lugares diferentes, e ninguém sabe quem tem acesso a cada uma.
Senha do banco compartilhada. Um único login do internet banking que três pessoas usam. Quando alguém sai da empresa, a senha não é trocada. Isso já é um problema de controle financeiro. Do ponto de vista da LGPD, é dado de terceiros acessível por quem não deveria.
Ex-funcionário com acesso. O e-mail foi desativado, mas o acesso ao sistema financeiro, à pasta compartilhada e ao aplicativo do banco continua lá.
Atestado e exame junto com a folha. Dado de saúde é o que a lei chama de dado sensível e pede cuidado maior. Ele não deveria estar na mesma pasta que o boleto do aluguel.
Guardar tudo para sempre. Documento fiscal e trabalhista tem prazo legal de guarda, e o seu contador sabe quais são. Mas cadastro de candidato que não foi contratado, ou de cliente que comprou uma vez há oito anos, não precisa ficar guardado indefinidamente.
A boa notícia
O financeiro tem uma vantagem: quase tudo o que ele faz com dados pessoais tem uma justificativa clara. Folha, eSocial, nota fiscal e imposto são obrigações legais, e a LGPD permite o uso de dados para cumprir obrigação legal. Você não precisa pedir autorização ao funcionário para pagar o salário dele.
O que a lei cobra é que esses dados sejam usados só para isso, guardados com segurança e acessados apenas por quem precisa.
O que dá para fazer já
- Saber onde estão os dados. Uma lista simples: que informação, em que sistema ou pasta, quem acessa.
- Um login por pessoa no banco e no sistema financeiro, cada um com a permissão que precisa. Quem sai, perde o acesso no mesmo dia.
- Parar de mandar planilha com dado pessoal por WhatsApp. Pasta compartilhada com acesso controlado resolve.
- Separar atestados e exames do resto da documentação.
- Combinar com o contador e com quem mais recebe esses dados como eles são guardados.
E quando o financeiro é terceirizado?
Aqui vale um cuidado a mais. Quando você contrata um BPO financeiro, a empresa que presta o serviço passa a tratar dados pessoais em seu nome. Na linguagem da lei, a sua empresa é a controladora e o BPO é o operador. Os dois têm responsabilidades.
Por isso, antes de contratar, pergunte como o fornecedor guarda os dados, quem da equipe acessa, o que acontece com as informações se o contrato acabar, e se isso está escrito no contrato. Se a resposta for vaga, desconfie.
Na P1P, o BPO financeiro trabalha com acesso individual para cada pessoa da equipe, e a aprovação dos pagamentos fica sempre com o cliente. Os relatórios ficam na Área do Cliente, com login, em vez de circular por e-mail.
Quando chamar um especialista
O que escrevi acima é o básico, do ponto de vista de quem cuida do financeiro. A adequação completa à LGPD envolve mapeamento de todos os processos da empresa, contratos, política de privacidade, plano para incidentes e, em muitos casos, a indicação de um encarregado (o DPO).
Para isso, recomendo os nossos parceiros da Macher Tecnologia, que fazem um diagnóstico de maturidade em LGPD e mostram por onde começar, de acordo com o tamanho e o risco da sua empresa.
Proteger dado pessoal no financeiro é, no fim das contas, uma questão de organização. Empresa com rotina financeira bem feita já está com meio caminho andado.
Boa semana e fica a dica!