Toda empresa chega a um ponto em que o financeiro passa a ocupar mais espaço do que deveria. O dono, que deveria estar vendendo, negociando ou cuidando da operação, termina o dia conferindo extrato. A conciliação bancária vira tarefa de fim de mês, quando sai. E o fluxo de caixa até existe, mas ninguém confia muito nele.
É nesse momento que aparece a pergunta: vale a pena terceirizar o financeiro? A resposta honesta é que depende. Neste post, mostramos os sinais de que chegou a hora, os casos em que ainda não faz sentido e o que observar antes de contratar.
Primeiro: o que é BPO financeiro
BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, ou terceirização de processos de negócio. No financeiro, significa entregar a rotina do dia a dia a uma empresa especializada: contas a pagar e a receber, conciliação bancária, fluxo de caixa e o fechamento gerencial do mês.
Uma confusão comum é achar que BPO financeiro é a mesma coisa que contabilidade. Não é. O contador cuida das obrigações fiscais e societárias: impostos, declarações, balanço. O BPO cuida da gestão do dinheiro e da informação de que o gestor precisa para decidir. Um não substitui o outro. Os dois trabalham juntos.
Os sinais de que chegou a hora
O dono virou o financeiro. Se você passa várias horas por semana lançando pagamentos, conciliando extratos e cobrando cliente, faça uma conta simples: quanto vale a sua hora? E quanto a empresa deixa de ganhar enquanto você está fazendo isso? Na maioria dos casos, a conta não fecha.
O processo depende de uma pessoa só. Quando ela tira férias, adoece ou pede demissão, o financeiro para. Ninguém mais sabe em qual planilha está a informação, quais boletos vencem na semana ou o que foi combinado com aquele fornecedor.
Os números chegam tarde. O resultado de setembro fica pronto em novembro, se ficar. Decidir com informação de dois meses atrás é como dirigir olhando pelo retrovisor.
O caixa vive dando sustos. Juros por boleto pago com atraso, cliente que não pagou e ninguém cobrou, imposto que apareceu sem estar previsto. Cada um parece pequeno, mas somados viram um vazamento que pesa no fim do ano.
A empresa cresceu e o controle não acompanhou. Mais contas bancárias, mais unidades, mais lançamentos. A planilha que funcionava com cem lançamentos por mês não dá conta de mil.
Se você se reconheceu em dois ou mais desses pontos, vale a pena olhar para o assunto com seriedade.
Quando ainda não vale a pena
Terceirizar não é solução para tudo, e é melhor dizer isso logo.
Se a empresa está começando e tem poucos lançamentos por mês, muitas vezes o próprio dono resolve com disciplina, um bom aplicativo do banco e uma hora por semana reservada para isso.
Também não funciona para quem quer terceirizar para "não precisar mais olhar". Um bom BPO tira de você a execução, não a decisão. A aprovação dos pagamentos continua sendo sua, e alguém da empresa precisa enviar os documentos no prazo combinado. Quem espera largar o assunto e esquecer acaba frustrado.
E há o caso da casa muito desarrumada: sem cadastro de fornecedores, sem plano de contas, com contas pessoais e da empresa misturadas. Aqui o BPO pode até ajudar, mas o primeiro passo é organizar a base. Senão, a rotina terceirizada apenas repete a bagunça com mais rapidez.
E o custo?
O erro mais comum é comparar a mensalidade do BPO com zero. A comparação certa é com o custo de fazer dentro de casa: o salário de um analista, mais encargos e benefícios (que, dependendo do regime tributário, podem chegar perto de dobrar o valor do salário), o sistema, o treinamento, o tempo de quem supervisiona e o risco de a pessoa sair e levar o conhecimento com ela.
E há o custo que ninguém coloca na planilha: o tempo do dono e as decisões tomadas sem a informação certa. Esse costuma ser o mais caro.
Em geral, a mensalidade de um BPO é definida pelo volume da operação: quantidade de lançamentos, de contas bancárias e de empresas. Por isso, a melhor forma de saber se compensa é colocar os dois cenários lado a lado.
O que observar antes de contratar
- Escopo por escrito. O que está incluído, o que fica de fora e como é cobrado o que vier além do combinado.
- Prazos definidos. Até quando os pagamentos são preparados, a conciliação fica pronta e o fechamento do mês é entregue.
- Quem aprova os pagamentos. Tem que ser você. Desconfie de quem pede autonomia total para movimentar a sua conta.
- Tecnologia. Uma plataforma em que você acompanha tudo em tempo real, conectada aos seus bancos, e não um arquivo que chega por e-mail uma vez por mês.
- Informação para decidir, não só operação. Lançar e pagar é o básico. O valor está em receber o DRE gerencial, o fluxo de caixa projetado e alguém que explique o que os números estão dizendo.
- Sigilo. Contrato de confidencialidade e tratamento dos dados conforme a LGPD.
Para fechar
Terceirizar o financeiro não é abrir mão do controle. Bem feito, é o contrário: você deixa de executar e passa a acompanhar, com os números no prazo e tempo livre para cuidar do que realmente faz a empresa crescer.
Na P1P, o BPO financeiro roda na plataforma Nibo, com processos e prazos definidos e a aprovação dos pagamentos sempre com você. Se quiser saber se faz sentido para a sua empresa, comece pelo diagnóstico gratuito: uma conversa online de 30 minutos em que avaliamos a sua operação financeira e mostramos o que precisa mudar, sem compromisso.
Boa semana e fica a dica!
Jack Haber
CEO da Priority Partners