Quase todo empresário com quem eu converso sabe quanto paga para a pessoa que cuida do financeiro. Poucos sabem quanto custa o financeiro como um todo. E menos ainda sabem quanto custa quando ele está desorganizado.
Essa conta não aparece em lugar nenhum. Não tem linha no DRE chamada "bagunça". Ela vem diluída em juros, em tarifa, em cliente que pagou tarde e em decisão tomada no escuro. Por isso parece pequena. Não é.
Onde o dinheiro escapa
Multa e juros por atraso. Boleto que chegou no e-mail errado, conta que ninguém lançou, pagamento que ficou para amanhã. Cada um custa pouco. Some os doze meses do ano e veja o tamanho. Em muita empresa, o valor de juros e multas pagos daria para cobrir um bom pedaço do custo de organizar a rotina.
Cliente que ninguém cobrou. Quando o contas a receber não é acompanhado de perto, o atraso vira hábito do cliente. Ele percebe rápido quem cobra e quem não cobra, e paga primeiro quem cobra. O dinheiro até entra, mas entra tarde, e enquanto isso a empresa financia o cliente com o próprio caixa, ou pior, com cheque especial.
Tarifa e cobrança indevida. Tarifa bancária que mudou e ninguém viu, pacote de serviços que não é mais usado, cobrança em duplicidade de fornecedor. Sem conciliação bancária feita em dia, isso passa despercebido por meses.
Retrabalho. Planilha que precisa ser refeita todo mês, lançamento corrigido três vezes, fechamento que nunca bate de primeira. É tempo de gente paga para fazer outra coisa.
O tempo do dono. Esse é o mais caro e o menos visível. Toda hora que o sócio passa conferindo extrato, montando planilha ou correndo atrás de pagamento é uma hora que ele não está vendendo, negociando ou cuidando da operação.
Decisão sem número. Dar desconto sem saber a margem, contratar sem saber se o caixa aguenta, pegar empréstimo para cobrir um buraco que dava para ter previsto. Aqui o prejuízo não tem teto.
Fazendo a conta
Vamos a um exemplo simples, de uma empresa com uma pessoa no financeiro:
- Salário de R$ 4.500, com encargos e benefícios de 70%: R$ 7.650 por mês.
- Sistema e ferramentas: R$ 300 por mês.
- O dono gasta 5 horas por semana no financeiro, e a hora dele vale R$ 200: cerca de R$ 4.330 por mês.
Total: perto de R$ 12.300 por mês, ou quase R$ 150 mil por ano. E repare que ficaram de fora os juros, as multas, a inadimplência e as decisões erradas. Ou seja, esse é o piso.
O percentual de encargos varia bastante com o regime tributário (no Simples costuma ser menor) e com os benefícios que a empresa dá. Por isso o melhor é fazer com os números da sua empresa. Montamos uma calculadora do custo do financeiro para isso. Leva um minuto, e nada é enviado para ninguém até você pedir.
Sinais de que a sua empresa está pagando essa conta
- Você não sabe dizer, sem abrir planilha, quanto tem a receber nos próximos 30 dias.
- A conciliação bancária fica para o fim do mês, quando fica.
- O resultado do mês sai depois do dia 15 do mês seguinte, ou não sai.
- Juros e multas aparecem no extrato com frequência.
- Só uma pessoa sabe como o financeiro funciona.
- Você já tomou susto com o saldo da conta mais de uma vez este ano.
Se marcou dois ou mais, vale parar para olhar o assunto com calma.
O que fazer
Organizar o financeiro não exige nada de outro mundo. Exige rotina. Contas a pagar e a receber lançadas no dia, conciliação bancária semanal, cobrança com régua definida, fluxo de caixa projetado e um fechamento mensal com data certa para ficar pronto.
O difícil é manter isso funcionando mês após mês, com a empresa crescendo e o dono com mil outras coisas na cabeça. É aí que muita empresa decide terceirizar a rotina. Escrevi sobre isso aqui no blog, em quando vale a pena terceirizar o financeiro.
Para fechar
Financeiro desorganizado sai caro justamente porque ninguém vê a conta chegando. Ela vem aos poucos, em pequenos vazamentos, e só aparece de verdade quando falta caixa.
Na P1P, o BPO financeiro cuida dessa rotina com prazos e responsáveis definidos, e a aprovação dos pagamentos fica sempre com você. Se quiser comparar o custo de hoje com o de terceirizar, faça a conta na calculadora e peça o diagnóstico gratuito: uma conversa online de 30 minutos, sem compromisso.
Boa semana e fica a dica!
Jack Haber
CEO da Priority Partners